ISO-9001-Zertifizierung ohne DAkkS-Akkreditierung: was gleich bleibt, was sie kostet

Was der Weg umfasst und was nicht

Wofür Betriebe das Zertifikat einsetzen

Das Zertifikat belegt, dass Ihr Qualitätsmanagementsystem in einem Audit vor Ort nach ISO 9001 geprüft wurde. Typische Anlässe:

• Lieferantenfragebögen und Lieferantenbewertungen. Sie legen das Zertifikat bei oder laden es im Portal Ihres Auftraggebers hoch. Wenn Sie es vorab abstimmen möchten, schicken wir Ihnen ein Musterzertifikat.
• Rahmenverträge und Einkaufsbedingungen im Mittelstand. Der neue Industriekunde, der Sie in die Lieferantenliste aufnehmen will, prüft, ob Sie strukturiert arbeiten und Reklamationen nachvollziehbar bearbeiten. Genau das bildet das QM-System ab, das im Audit geprüft wird.
• Ihre eigene Außendarstellung: den Gegenstand der Zertifizierung nennen. Das OLG Düsseldorf beanstandete die Angabe „Zertifiziert nach ISO 9001“ auf dem Briefkopf einer Anwaltskanzlei als irreführend. Sie konnte als Bestätigung der anwaltlichen Leistungsqualität verstanden werden, obwohl nur Büroorganisation und Arbeitsabläufe geprüft waren. Die Erläuterung muss nach dem Urteil im Zusammenhang mit der Zertifizierungsangabe stehen, nicht erst an späterer Stelle. Originalurteil vom 23.05.2019, 2 U 50/18, Rn. 66–79.
  
  Formulierungsbeispiel für ein entsprechend gültiges Zertifikat: „Unser Qualitätsmanagementsystem für [Geltungsbereich laut Zertifikat, z. B. Unterhalts- und Glasreinigung] ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert (ausgestellt von [Zertifizierungsstelle], Zertifikat-Nr. […], gültig bis […]).“
  
  Die Produkte-Variante und die vollständige Liste der Formulierungen, die nicht tragen, stehen im Ratgeber Werbung mit dem ISO-9001-Zertifikat. Die Textbausteine dort können Sie direkt übernehmen. (Praxiseinschätzung, keine Rechtsberatung.)

Mehr dazu, wie Auftraggeber das Zertifikat aufnehmen, steht auf der Seite Anerkennung des Zertifikats. Ob es eine bestimmte Prüfstelle sein muss, erläutert der Ratgeber Muss es eine bestimmte Prüfstelle sein? Beispiele aus öffentlichen Vergaben zeigt der Ratgeber Vergabefälle Gebäudedienste.

Was beim Preis- und Leistungsvergleich zählt

Prüfen Sie bei jedem Angebot dieselben Leistungen und den vereinbarten Geltungsbereich.

1. Akkreditierungszeichen. Der Mehrpreis einer akkreditierten Zertifizierung bezahlt das Akkreditierungszeichen und den Verwaltungsaufwand dahinter, nicht eine andere Norm und nicht ein anderes Audit.
2. Auditumfang. Lassen Sie sich bei jedem Angebot den vorgesehenen Auditumfang und die Dauer vor der Beauftragung erläutern.
3. Preisstaffel und QM-Umfang. Vollzeitkräfte zählen beim Preis ganz, Teilzeitkräfte zur Hälfte; Minijobber zählen nicht mit, ihre Tätigkeiten gehören trotzdem zum QM- und Auditumfang.
4. Einführung und Nebenkosten. Vergleichen Sie die Summe aus Einführung, Audit, Zertifikat, Anfahrt und möglichen laufenden Entgelten. Der genaue Einführungsbetrag und die Anfahrt stehen im schriftlichen Angebot.

Konkret heißt das für einen kleinen Dienstleistungsbetrieb (bis 10 Mitarbeiter): Zertifizierungsaudit 550 € netto im Jahr, zzgl. einmalig Einführung ab 350 € im ersten Jahr (entfällt beim Wechsel von einer anderen Zertifizierungsstelle). Das Überwachungsaudit in Jahr 2 und 3 kostet denselben Jahrespreis. Von uns erhalten Sie einen Satz Vorlagen, darunter ein bewusst kurz gehaltenes QM-Handbuch von zwölf Seiten. Innerhalb der drei Jahre Laufzeit bieten wir auf Wunsch zwei kostenlose Schulungstermine für Ihre Mitarbeiter an. Produktionsbetriebe liegen etwas darüber. Die vollständige Staffel nach Mitarbeiterzahl steht in der Kostenübersicht zur ISO-9001-Zertifizierung.

So läuft die Zertifizierung ohne DAkkS bei uns ab

1. Kostenloses Erstgespräch und Vorab-Prüfung. Per Teams, Telefon oder vor Ort. Liegt eine Anforderung Ihres Auftraggebers schriftlich vor, sehen wir sie uns an und besprechen sie mit Ihnen. Danach erhalten Sie einen schriftlichen Festpreis.
2. Unterlagen und QM-Handbuch anpassen. Sie bekommen alle Dokumente als Vorlage und passen sie gemeinsam mit uns an Ihren Betrieb an. Einen QM-Beauftragten müssen Sie nach ISO 9001:2015 nicht benennen. Die Geschäftsführung bleibt für das QM-System verantwortlich. Ihr weiterer Aufwand hängt von Ihren Abläufen ab.
3. Das Zertifizierungsaudit. Das Audit findet bei Ihnen vor Ort mit einem Rundgang durch den Betrieb statt und dauert bei kleinen Betrieben in der Regel wenige Stunden. Die genaue Dauer richtet sich nach Ihrem Betrieb und dem Geltungsbereich. Das Audit führt die Partner-Zertifizierungsstelle durch; auf Basis des Audits trifft sie auch die Zertifizierungsentscheidung.
4. Zertifikat und Folgejahre. Vom Erstkontakt bis zum Zertifikat vergehen typischerweise 2 bis 4 Wochen. Bei dringenden Fristen ist ein kurzfristiges Audit ohne Eil-Aufpreis möglich. Das Zertifikat wird nach erfolgreichem Audit, positiver Zertifizierungsentscheidung und Zahlungseingang ausgestellt. Es gilt drei Jahre, in Jahr 2 und 3 folgt je ein kürzeres Überwachungsaudit. Innerhalb der drei Jahre Laufzeit bieten wir auf Wunsch zwei kostenlose Schulungstermine für Ihre Mitarbeiter an, zusammen etwa 2–4 Stunden; sie sind kein vertraglicher Bestandteil des Zertifizierungsangebots. Für Fragen haben Sie einen festen Ansprechpartner. Den Stichtag für das jährliche Überwachungsaudit erhalten Sie nach der Zertifizierung schriftlich. Bitte vermerken Sie ihn: Wird das Überwachungsaudit nicht rechtzeitig durchgeführt, kann die Zertifizierungsstelle das Zertifikat aussetzen. Bezahlt wird nach Leistung im jeweiligen Audit-Jahr, ohne Mindestlaufzeit; der Vertrag ist jederzeit kündbar.

Woran Sie eine seriöse Zertifizierungsstelle erkennen

Prüfen Sie jeden Anbieter an drei Punkten: Findet ein echtes Audit mit einem Auditor statt, der mit Ihnen spricht? Nennt der Anbieter Referenzbetriebe, die Sie direkt kontaktieren können? Und erhalten Sie vorab ein Musterzertifikat, aus dem Norm, Geltungsbereich und ausstellende Stelle hervorgehen? Die sieben prüfbaren Kriterien im Detail