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Zertifizierungsstelle wechseln: Ablauf, Fristen und Kosten der Re-Zertifizierung

Kurzantwort (Stand: ): Ein Wechsel lohnt sich, wenn Gesamtkosten über drei Jahre oder Aufwand in Ihrem Betrieb sinken; das QM-System wird weitergeführt, die Einführung entfällt. Am einfachsten ist der Wechsel zum Rezertifizierungsaudit am Ende des Dreijahreszyklus.

Unsere Partner-Zertifizierungsstelle hat sich bewusst gegen eine Akkreditierung bei der DAkkS entschieden: Die Norm, das Audit vor Ort und die Laufzeit des Zertifikats sind dieselben, der Verwaltungsaufwand der Akkreditierung entfällt. Auftraggeber erkennen das Zertifikat in der Praxis genauso an wie jedes andere Zertifikat nach derselben Norm. Jedem Angebot liegt unsere Referenzliste mit Betrieben bei, die Sie selbst anrufen können.

Zertifizierungsstelle wechseln: die 5 Schritte

  1. Aktuelle Kosten über drei Jahre vollständig zusammenrechnen
  2. Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags prüfen
  3. Gegenangebot einholen und Gesamtkosten über drei Jahre vergleichen
  4. Übergang ohne Gültigkeitslücke planen: Audit vor dem Ablaufdatum
  5. Prüfen, ob Auftraggeber an die bisherige Stelle gebunden sind

Warum sich die Re-Zertifizierung zum Wechseln anbietet

Drei Gründe sprechen dafür, zu diesem Zeitpunkt zu vergleichen:

  • Ihr QM-System existiert bereits. Die Aufbauarbeit ist erledigt; die Aufbauphase fällt beim Wechsel nicht noch einmal an.
  • Die Dokumentation gehört Ihnen. Prozessbeschreibungen, Nachweise und Handbuch sind Eigentum Ihres Unternehmens, nicht der Zertifizierungsstelle. Sie nehmen alles mit.
  • Eine neue Stelle kann direkt das Re-Zertifizierungsaudit durchführen. Es wird nicht doppelt auditiert und nichts neu aufgebaut. Der Drei-Jahres-Rhythmus läuft beim neuen Anbieter weiter.

Was ist das Rezertifizierungsaudit, und warum ist es der Wechselmoment?

Zur Einordnung, weil die Begriffe oft verwechselt werden: Ein ISO-9001-Zertifikat gilt drei Jahre. In den Jahren dazwischen finden Überwachungsaudits statt, zum Ende des Zyklus steht das Rezertifizierungsaudit an (auch Re-Zertifizierungsaudit geschrieben). Danach beginnt der nächste Drei-Jahres-Zyklus. Dieses Rezertifizierungsaudit kommt also ohnehin auf Sie zu, egal ob Sie bleiben oder wechseln. Was dabei geprüft wird, welche Fristen gelten und was es kostet, beschreibt der Ratgeber Rezertifizierungsaudit. (Falls dagegen ein Überwachungsaudit verpasst wurde, Ihr Zertifikat bereits abgelaufen ist oder das letzte Audit mit Abweichungen endete, gelten andere Regeln. Alle drei Fälle sind gesondert beschrieben.)

Deshalb bietet sich das Zyklusende für den Wechsel an: Die neue Stelle führt das Rezertifizierungsaudit anstelle der bisherigen durch. Das ist ein Audit, das Sie ohnehin gebraucht hätten, nur beim neuen Anbieter. Liegt der Termin vor dem Ablaufdatum des alten Zertifikats, entsteht keine Lücke.

Zum Vorlauf: Für den Wechsel zum Rezertifizierungstermin reichen drei bis vier Monate vor Ablauf des Zertifikats. Über uns ist der Weg bis zum Zertifikat im Regelfall in 2–4 Wochen möglich. Die oft empfohlenen sechs bis neun Monate brauchen Sie in erster Linie wegen der Kündigungsfrist Ihres Altvertrags, nicht wegen des Audits (dazu Schritt 2 und der Kündigungs-Abschnitt weiter unten). Was das Audit-Jahr nach dem Wechsel kostet, zeigt die Kostenübersicht.

Schritt 1: Aktuelle Kosten vollständig zusammenrechnen

Bevor Sie vergleichen können, brauchen Sie Ihre echten Kosten. Die stehen selten auf einer einzigen Rechnung. Rechnen Sie zusammen: das Re-Zertifizierungsaudit selbst, jährliche Grund- oder Zertifikatsgebühren, die Überwachungsaudits der Folgejahre und die Reisekosten des Auditors, die je nach Entfernung erheblich ins Gewicht fallen können. Erst diese Summe über drei Jahre ist die Zahl, mit der ein Gegenangebot verglichen werden muss.

Achten Sie dabei auf einen Punkt, der oft übersehen wird: Wie zählt Ihre Stelle die Mitarbeiter? Für unsere Preisstaffel gilt eine einfache Zählregel. Vollzeitkräfte zählen beim Preis ganz, Teilzeitkräfte zur Hälfte; Minijobber zählen nicht mit, ihre Tätigkeiten gehören trotzdem zum QM- und Auditumfang. Fragen Sie nach, wie Ihre bisherige Stelle zählt; wie groß ein Unterschied ausfällt, hängt von Ihrer Personalstruktur ab.

Schritt 2: Kündigungsfristen des bestehenden Vertrags prüfen

Manche Zertifizierungsverträge verlängern sich automatisch, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Schauen Sie in Ihren Vertrag: Welche Frist gilt, und auf welches Datum bezieht sie sich, auf das Vertragsende oder den Zertifikatsablauf? Wer die Frist versäumt, ist unter Umständen weitere drei Jahre an den bisherigen Anbieter gebunden. Beginnen Sie den Vergleich deshalb am besten sechs bis neun Monate vor Ablauf.

Schritt 3: Gegenangebot einholen und richtig vergleichen

Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten über drei Jahre: Audit-Jahr plus zwei Überwachungsjahre plus alle Gebühren und Reisekosten. Niedrige Monatsraten können einen hohen Gesamtpreis verdecken. Worauf es beim Vergleich ankommt, erläutert der Ratgeber Warum sind manche Zertifizierungsstellen günstiger? Zur Orientierung: Bei uns kostet das Audit für Dienstleistungsbetriebe bis 10 Mitarbeiter 550 € netto im Jahr, mit 11 bis 20 Mitarbeitern 650 € und mit 21 bis 40 Mitarbeitern 750 €. Produktionsbetriebe zahlen 650 €, 750 € bzw. 850 €. Die einmalige Einführung ab 350 € entfällt beim Wechsel, weil Ihr QM-System bereits besteht. Die Überwachungsaudits in Jahr 2 und 3 kosten denselben Jahrespreis. Bezahlt wird im jeweiligen Audit-Jahr, ohne Monatsraten und ohne Mindestlaufzeit. Alle Preisstufen stehen in der Kostenübersicht.

Schritt 4: Übergang ohne Gültigkeitslücke planen

Das neue Zertifikat muss nahtlos an das alte anschließen. Eine Lücke kann zum Problem werden, wenn Sie gerade in einer laufenden Ausschreibung stecken oder ein Rahmenvertrag den durchgehenden Zertifikatsnachweis verlangt. Planen Sie Audit, Zertifizierungsentscheidung, Zahlung und Ausstellung vor dem Ablaufdatum des alten Zertifikats ein. Der Audittermin allein garantiert noch keinen lückenlosen Nachweis. Die neue Ausgabe ISO 9001:2026 ist seit dem 16. September 2026 veröffentlicht. Welche Umstellung für Ihr Zertifikat vorgesehen ist, muss die ausstellende Stelle bestätigen. Den belegten Stand und die noch offenen Punkte erläutert unser Ratgeber zur ISO-9001-Revision 2026.

Schritt 5: Prüfen, ob Auftraggeber an die bisherige Stelle gebunden sind

Selten, aber möglich: Einzelne Auftraggeber oder Lieferantenportale nennen in ihren Anforderungen eine bestimmte Zertifizierungsstelle. Werfen Sie vor dem Wechsel einen Blick in Ihre Rahmenverträge und Lieferantenvereinbarungen; dabei unterstützen wir Sie gern. Auf Anfrage erhalten Sie vorab den Namen unserer Partner-Zertifizierungsstelle und ein Musterzertifikat für die Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber.

Wechsel mit laufenden Rahmenverträgen: erst prüfen, dann kündigen. Ist Ihr Zertifikat in Rahmenverträgen hinterlegt (Kommune, Klinik, Industrie), erhalten Sie kostenlos und schriftlich eine fachliche Einschätzung aus Zertifizierungssicht zu den relevanten Passagen, bevor Sie beim alten Anbieter kündigen. Auf Wunsch erhalten Sie dazu eine Formulierungshilfe für die Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber. Das ist keine Rechtsberatung; die rechtliche Prüfung Ihrer Verträge übernimmt bei Bedarf Ihr Anwalt. Der Weg dafür ist der Ausschreibungs-Check.

Zertifizierungsvertrag kündigen: So gehen Sie vor

Die wichtigste Regel: Erst den neuen Anbieter fixieren, dann kündigen. Das heißt: Das schriftliche Angebot der neuen Stelle liegt vor, der grobe Audittermin ist abgestimmt, und Ihre Rahmenverträge sind auf Klauseln zur Zertifizierungsstelle durchgesehen. Dabei unterstützen wir über den Ausschreibungs-Check. Wer zuerst kündigt und dann vergleicht, verhandelt unter Zeitdruck und damit aus einer schwachen Position.

Dann ein Blick in den bestehenden Vertrag: Welche Kündigungsfrist gilt? Je nach Vertrag gelten Fristen von einigen Monaten zum Ende des Zertifizierungszyklus, teils laufen Jahresverträge mit automatischer Verlängerung, gerade bei Abo-Modellen (zur Einordnung: Abo-Modelle und Festpreise). Maßgeblich ist allein, was in Ihrem Vertrag steht. Kündigen Sie schriftlich und lassen Sie sich die Kündigung bestätigen.

Als Vorlage können Sie diesen Text verwenden; einzusetzen ist nur die Zertifikatsnummer:

Betreff: Ordentliche Kündigung des Zertifizierungsvertrags, Zertifikat-Nr. [Ihre Nummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündigen wir den bestehenden Zertifizierungsvertrag ordentlich und fristgerecht zum Ende des laufenden Zertifizierungszyklus, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Bis zum Vertragsende nehmen wir die vereinbarten Leistungen wie geplant in Anspruch. Bitte bestätigen Sie uns den Erhalt dieser Kündigung sowie das Datum des Vertragsendes schriftlich.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Geschäftsführung]

Eine Begründung ist nicht erforderlich. Nach der Bestätigung terminieren Sie das Rezertifizierungsaudit bei der neuen Stelle vor dem Ablaufdatum des alten Zertifikats. So erfolgt der Übergang ohne Lücke.

Hinweis: Muster ohne Gewähr. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Vertrag und die dort geregelten Fristen.

Was beim Wechsel gleich bleibt

Gleich bleiben die Norm, das Audit vor Ort und die Laufzeit des Zertifikats. Ihr QM-System führen Sie weiter, Ihre Unterlagen nehmen Sie mit. Wie Auftraggeber das Zertifikat einordnen, erklärt die Seite Anerkennung des Zertifikats.

Sie bleiben auch danach frei: Die Zertifizierungsstelle können Sie zum Ende eines Zyklus erneut wechseln.

Fragen zum Wechsel?

Wenn Sie klären möchten, ob sich ein Wechsel für Ihren Betrieb lohnt, schreiben Sie uns über das Formular. Sie erhalten eine Einschätzung und auf Wunsch ein Vergleichsangebot über die Gesamtkosten von drei Jahren. Auf Wunsch legen wir ein Musterzertifikat bei.

Gern Stichworte zu Ihrem Betrieb: Branche, Mitarbeiterzahl (Vollzeit ganz, Teilzeit halb, ohne Minijobber), gewünschte Norm. Bei einer Ausschreibung: kopieren Sie die geforderte Textstelle und Ihre Abgabefrist hier hinein.

Werktags antworten wir in der Regel innerhalb einer Stunde, am liebsten mit einem Anruf, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Ihre Angaben werden bei unserem Hosting-Anbieter gespeichert und per E-Mail an uns weitergeleitet, Details in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Müssen wir beim Wechsel QM-System und Dokumentation neu aufbauen?

Nein. Ihre Dokumentation (Prozessbeschreibungen, Nachweise, Qualitätsziele) gehört Ihrem Unternehmen, nicht der Zertifizierungsstelle; vorhandene Prozessbeschreibungen und Nachweise können Sie weiter nutzen. Eine neue Stelle prüft genau dieses System im Re-Zertifizierungsaudit. Wir prüfen, welche Anpassungen für die angebotene Normausgabe erforderlich sind. Wir vermitteln Zertifizierungen nach ISO 9001:2026 oder DIN EN ISO 9001:2015; die Ausgabe steht im schriftlichen Angebot. Falls Ihre bisherige Dokumentation über die Jahre zu umfangreich geworden oder veraltet ist, erhalten Sie von uns einen Satz Vorlagen, darunter ein bewusst kurz gehaltenes QM-Handbuch von zwölf Seiten; die Vorlagen füllen wir gemeinsam mit Ihnen aus. Ihre gelebten Abläufe bilden dafür die Grundlage.

Was passiert mit meinem Zertifikat beim Wechsel?

Ihr bestehendes Zertifikat bleibt in der Regel bis zu seinem Ablaufdatum gültig. Die Kündigung des Vertrags ändert daran normalerweise nichts; verbindlich regelt das aber Ihr Vertrag mit der bisherigen Stelle. Bei unserer Partnerstelle erhalten Sie das neue Zertifikat nach erfolgreichem Audit, positiver Zertifizierungsentscheidung und Zahlung. Planen Sie diese Schritte vor dem Ablaufdatum ein, damit keine Nachweislücke entsteht.

Entsteht beim Wechsel eine Lücke in der Zertifikats-Gültigkeit?

Eine Lücke lässt sich vermeiden, wenn das neue Zertifikat rechtzeitig ausgestellt wird. Planen Sie dafür nicht nur den Audittermin, sondern auch mögliche Korrekturen, die positive Zertifizierungsentscheidung und die Zahlung vor Ablauf des alten Zertifikats ein. Ein Audit vor dem Ablaufdatum allein garantiert keinen nahtlosen Anschluss. Beginnen Sie deshalb einige Monate vorher und stimmen Sie die Termine mit den beteiligten Stellen ab.

Was kostet die Re-Zertifizierung bei einem Wechsel?

Die einmalige Einführung (ab 350 €) entfällt beim Wechsel, weil Ihr QM-System bereits besteht. Sie zahlen nur den Jahrespreis für das Audit, z. B. 550 € netto für Dienstleistungsbetriebe bis 10 Mitarbeiter (650 € bei 11 bis 20, 750 € bei 21 bis 40 Mitarbeitern). Produktionsbetriebe zahlen 650 €, 750 € bzw. 850 €. Die Überwachungsaudits in Jahr 2 und 3 kosten denselben Jahrespreis. Für Wechsler gilt in der Kostenübersicht der Jahresbetrag ohne Einführung.

Gibt es Monatsraten oder eine Mindestlaufzeit?

Bei uns nicht. Bezahlt wird im jeweiligen Audit-Jahr, also dann, wenn tatsächlich auditiert wird. Es gibt keine Monatsraten und keine Mindestlaufzeit; der Vertrag ist jederzeit kündbar. Deshalb lohnt es sich, Angebote über die Gesamtkosten von drei Jahren zu vergleichen statt über die Monatsrate.

Wir sind aktuell bei einer akkreditierten Stelle. Ist der Wechsel auch von dort möglich?

Ja. Beim Wechsel von einer akkreditierten Stelle entfällt die Einführung; das QM-System wird weitergeführt. Geprüft wird nach derselben Norm, mit Audit vor Ort. Auf Anfrage erhalten Sie vorab den Namen unserer Partner-Zertifizierungsstelle und ein Musterzertifikat, das Sie Ihren Auftraggebern zeigen können.

Können wir die Zertifizierungsstelle später erneut wechseln?

Ja. Ihr QM-System und Ihre Unterlagen gehören Ihnen und gehen mit. Am einfachsten ist der Wechsel zum Ende eines Zertifizierungszyklus; Umfang, Termin und Kosten klären Sie vorab mit der neuen Stelle.

Kann ich mitten im Zertifizierungszyklus wechseln?

Möglich ist das grundsätzlich, wirtschaftlich sinnvoll ist es meist nicht. Je nach Vertrag laufen Zahlungen an den bisherigen Anbieter bis zum Vertragsende weiter, während die neue Stelle mit einem eigenen Audit beginnt. In den meisten Fällen ist der Wechsel zum Rezertifizierungsaudit am Zyklusende am einfachsten. Wenn Sie trotzdem früher raus möchten, rechnen wir im Erstgespräch gern durch, ob sich das in Ihrem Fall lohnt.

Wann sollten wir mit dem Vergleich anfangen?

Idealerweise sechs bis neun Monate vor Ablauf des Zertifikats. Dann bleibt genug Zeit, die Kündigungsfrist des bestehenden Vertrags einzuhalten, Angebote zu vergleichen und das Audit ohne Termindruck zu legen.

Mein Zertifikat läuft bereits in 3–4 Monaten ab. Ist das zu spät?

Nein. Die 6–9 Monate Vorlauf betreffen vor allem die Kündigungsfrist Ihres Altvertrags. Der Weg bis zum neuen Zertifikat dauert über uns im Regelfall 2–4 Wochen. Prüfen Sie also zuerst Ihre Kündigungsfrist; lässt sie sich noch einhalten, ist ein Wechsel vor Ablauf in der Regel planbar; das neue Zertifikat wird nach erfolgreichem Audit, positiver Zertifizierungsentscheidung und Zahlung ausgestellt. Ist das alte Zertifikat bereits abgelaufen, ist eine neue Zertifizierung nötig; Ihr bestehendes System können Sie dafür nutzen. Umfang und Kosten stehen im Angebot.