Antwort an den Einkäufer: 6 Mustertexte, wenn der Kunde ISO 9001 verlangt
Kurzantwort (Stand: ): Die schlechteste Antwort auf einen Lieferantenfragebogen ist keine Antwort: Einkäufer wollen ihre Lieferantenbewertung sauber bekommen und akzeptieren erfahrungsgemäß häufig eine Eigenerklärung, einen Zertifizierungs-Fahrplan oder eine Übergangsfrist mit konkretem Audittermin — eine Garantie ist das nicht. Die sechs Mustertexte unten decken die typischen Fälle ab, von der Rückfrage bis zur Absage; die Regelzeit bis zum Zertifikat liegt bei 2–4 Wochen.
Der Fragebogen liegt auf dem Tisch, die Frist läuft — und jede Formulierung Richtung Einkauf fühlt sich falsch an. Diese Seite ist der Werkzeugkasten dazu: sechs kopierfertige Mustertexte für die häufigsten Situationen und eine Eskalationsleiter in vier Stufen mit Telefon-Leitfaden. Die Hintergründe und Ihre drei Optionen erklärt der Ratgeber „Kunde verlangt ISO 9001" — hier stehen die Texte zum Losschicken.
Die 6 Mustertexte
1. Übergangsbitte mit Audittermin Audittermin-Bezug — erst nutzen, wenn der Termin steht
Wenn die Zertifizierung beauftragt ist und der Audittermin feststeht — Sie bitten den Einkäufer, Sie bis zum Zertifikat als „in Zertifizierung" zu führen.
Betreff: Ihr Lieferantenfragebogen — QM-Nachweis [Firmenname] Sehr geehrte/r [Name], vielen Dank für Ihren Fragebogen zur Lieferantenbewertung. Ein ISO-9001-Zertifikat liegt uns derzeit noch nicht vor — die Zertifizierung ist jedoch beauftragt: Das Zertifizierungsaudit ist für [Datum / KW] terminiert. Eine schriftliche Bestätigung des Audittermins durch die Zertifizierungsstelle reichen wir Ihnen auf Wunsch nach. Wir bitten Sie daher, uns bis zum Vorliegen des Zertifikats übergangsweise als „in Zertifizierung" zu führen. Das Zertifikat senden wir Ihnen unaufgefordert zu, sobald es ausgestellt ist. Für Rückfragen erreichen Sie mich unter [Telefon / E-Mail]. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion] [Firmenname]
2. Fragebogen-Antwort ohne Zertifikat
Für das QM-Feld im Fragebogen, wenn (noch) kein Zertifikat vorliegt — aber mit dem gelebten QM statt einem nackten „Nein".
Antwort für das Feld „Qualitätsmanagement" Ihres Fragebogens: Ein zertifiziertes QM-System nach ISO 9001 liegt derzeit nicht vor. In unserem Unternehmen wird ein internes Qualitätsmanagement angewendet: Die Verantwortung für Leistungserbringung und Qualitätskontrolle ist festgelegt ([Name / Funktion]), wesentliche Arbeitsabläufe sind schriftlich dokumentiert, Reklamationen werden systematisch erfasst und ausgewertet, Mitarbeiter werden eingewiesen und regelmäßig geschult. Eine ausführliche Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement mit Anlagen (z. B. Begehungsprotokoll, Schulungsnachweis) stellen wir Ihnen auf Wunsch gern zur Verfügung. [Nur aufnehmen, wenn tatsächlich geplant: Eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ist für [Quartal/Jahr] vorgesehen.]
3. Gleichwertigkeits-Rückfrage
Bevor Sie irgendetwas beauftragen: klären, ob ein Zertifikat einer nicht DAkkS-akkreditierten Stelle anerkannt wird — die Antwort entscheidet über mehrere tausend Euro.
Betreff: Rückfrage zu Ihrer Anforderung „ISO 9001" — welche Art Nachweis? Sehr geehrte/r [Name], in Ihrem Fragebogen / Ihrer Anforderung vom [Datum] ist ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001 genannt. Bevor wir die Zertifizierung beauftragen, möchten wir sicherstellen, dass wir den passenden Nachweis wählen: Wird ein Zertifikat gemäß DIN EN ISO 9001:2015, ausgestellt von einer nicht DAkkS-akkreditierten Zertifizierungsstelle, als Nachweis anerkannt — oder verlangen Sie ausdrücklich das Zertifikat einer akkreditierten Stelle? Über eine kurze Rückmeldung, gern formlos per E-Mail, würden wir uns freuen — wir richten die Beauftragung danach aus. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion] [Firmenname]
4. Bitte um Fristverlängerung
Wenn die Rücksendefrist des Fragebogens zu knapp ist, um den QM-Punkt seriös zu beantworten — alle übrigen Angaben liefern Sie fristgerecht.
Betreff: Ihr Lieferantenfragebogen vom [Datum] — Bitte um Fristverlängerung für den QM-Punkt Sehr geehrte/r [Name], für die Rücksendung Ihres Fragebogens ist der [Datum] genannt. Beim Punkt Qualitätsmanagement möchten wir Ihnen keine vorschnelle, sondern eine belastbare Antwort geben: Wir klären derzeit [z. B. den Zertifizierungsweg und den möglichen Audittermin] und bitten deshalb für diesen Punkt um eine Fristverlängerung bis zum [Datum]. Alle übrigen Angaben des Fragebogens erhalten Sie fristgerecht [mit dieser Nachricht / bis zum genannten Termin]. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion] [Firmenname]
5. Terminbestätigung an den Einkäufer Audittermin-Bezug — erst nutzen, wenn der Termin steht
Das Nachfassen zur Übergangsbitte: Der Audittermin steht jetzt verbindlich — der Einkäufer kann ihn in seiner Lieferantenbewertung vermerken.
Betreff: QM-Nachweis [Firmenname] — Audittermin steht Sehr geehrte/r [Name], wie angekündigt können wir Ihnen den Termin unseres ISO-9001-Zertifizierungsaudits jetzt verbindlich nennen: [Datum / KW]. Nach dem Audit senden wir Ihnen das Zertifikat unaufgefordert zu. Wir bitten Sie, den Termin für Ihre Lieferantenbewertung zu vermerken und uns bis dahin weiter als „in Zertifizierung" zu führen. Eine schriftliche Terminbestätigung der Zertifizierungsstelle legen wir auf Wunsch bei. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion] [Firmenname]
6. Die Absage
Wenn Sie sich bewusst GEGEN die Zertifizierung entscheiden — mit offener Tür, falls das Zertifikat für den Kunden doch zwingend ist.
Betreff: Ihr Lieferantenfragebogen — Punkt Qualitätsmanagement Sehr geehrte/r [Name], wir haben die Anforderung eines ISO-9001-Zertifikats intern geprüft und uns entschieden, eine Zertifizierung derzeit nicht zu beauftragen. [Optionale Begründung, z. B.: Der Aufwand steht für unseren Betrieb aktuell nicht im Verhältnis zum Auftragsvolumen.] Unser Qualitätsmanagement besteht unabhängig davon: [zwei, drei konkrete Punkte, z. B. dokumentierte Arbeitsabläufe, systematische Reklamationsbearbeitung, regelmäßige Schulungen]. Eine Eigenerklärung mit Anlagen stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Sollte das Zertifikat für die weitere Zusammenarbeit zwingend sein, bitten wir um ein kurzes Signal — dann prüfen wir unsere Entscheidung neu, bevor Listungen geändert werden. Mit freundlichen Grüßen [Name, Funktion] [Firmenname]
Diese Mustertexte dürfen frei verwendet, verlinkt und weitergegeben werden — auch in Innungs-Rundschreiben, Branchenforen oder im eigenen Intranet. Wir bitten lediglich um eine Quellenangabe mit Link auf diese Seite: www.zertlotse.de/vorlagen/antwort-an-den-einkaeufer
Die Eskalationsleiter: 4 Stufen, bevor Sie etwas beauftragen
Die Mustertexte wirken am besten in der richtigen Reihenfolge. Die Leiter unten fasst sie zusammen — mit dem Telefon-Leitfaden für Stufe 2 als druckbarem Spickzettel für den Anruf beim Einkäufer.
- Wörtlich lesen, was gefordert ist. „ISO 9001", „oder gleichwertig", „akkreditiert" und „QM-System nachweisen" verlangen völlig Verschiedenes. Unklar? Mustertext 3 (Gleichwertigkeits-Rückfrage) stellt die entscheidende Frage — oder der Klausel-Check ordnet die Formulierung sofort ein (zertlotse.de/klausel-check).
- Beim Einkäufer anrufen. Ein Anruf kostet nichts und verschafft oft mehrere Monate Luft — Telefon-Leitfaden unten. Ist die Frist zu knapp für ein sauberes Gespräch: Mustertext 4 (Fristverlängerung) zuerst.
- Schriftlich nachlegen. Fragebogen beantworten (Mustertext 2), Eigenerklärung mit Anlagen beilegen — und sobald ein Audittermin wirklich steht: Übergangsbitte bzw. Terminbestätigung (Mustertexte 1 und 5).
- Entscheiden — und dazu stehen. Umsatz, der an diesem Kunden hängt, gegen die Zertifizierungskosten rechnen (Regelzeit bis zum Zertifikat: 2–4 Wochen). Lohnt es sich nicht: absagen (Mustertext 6) statt den Fragebogen liegen zu lassen — keine Rückmeldung ist die einzige Antwort, die garantiert schlecht ankommt.
Telefon-Leitfaden für Stufe 2: der Anruf beim Einkäufer
Vorher bereitlegen: Fragebogen mit Frist · Umsatz, der an diesem Kunden hängt · Ihr realistischer Zeithorizont für eine Zertifizierung.
Einstieg: „Wir haben Ihren Fragebogen erhalten und wollen beim Punkt Qualitätsmanagement nichts Falsches ankreuzen — dafür brauche ich zwei Minuten von Ihnen."
Die drei Kernfragen:
- „Akzeptieren Sie übergangsweise eine Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement mit Anlagen?"
- „Akzeptieren Sie einen Zertifizierungs-Fahrplan mit konkretem Audittermin — also den Status ‚in Zertifizierung'?"
- „Muss das Zertifikat von einer DAkkS-akkreditierten Stelle stammen, oder gilt ‚ISO 9001 oder gleichwertig'?"
Ergebnis festhalten: Name, Datum, Zusage notieren — und noch am selben Tag per E-Mail bestätigen („wie eben besprochen …"). Mündliche Zusagen wechseln mit dem Ansprechpartner.
Nicht tun: Keinen Termin zusagen, der nicht vereinbart ist. Nicht vorschnell „Nein" ankreuzen — „Nein, geplant für Q[X]" liest sich im Lieferantenrating deutlich besser als ein nacktes „Nein".
Leitfaden: ZertLotse — www.zertlotse.de/vorlagen/antwort-an-den-einkaeufer · Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung. Weitergabe mit Quellenangabe erlaubt.