Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement: Wann sie in Ausschreibungen reicht

Ob eine Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement reicht, entscheiden nicht Ihre bisherigen Erfahrungen, sondern die Vergabeunterlagen des konkreten Verfahrens: Bei kleineren, sogenannten unterschwelligen Vergaben ist die Eigenerklärung häufig ausdrücklich zugelassen — dort ist sie sogar der Regelfall. Bei größeren Losen und EU-weiten Verfahren wird dagegen regelmäßig ein ISO-9001-Zertifikat gefordert. Als Faustregel: Wer nur gelegentlich kleine Lose bietet, kommt mit einer sauberen Eigenerklärung oft durch. Wer öfter mitbietet, fährt mit einem Zertifikat ab ca. 800 € meist besser — der Nachweis ist dann einmal erledigt statt bei jeder Abgabe neu.

Wann eine Eigenerklärung reicht — und wann nicht

Die wichtigste Regel zuerst: Lesen Sie die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen, bevor Sie irgendetwas erklären. Unter den Eignungskriterien und den geforderten Nachweisen steht wörtlich, was die Vergabestelle sehen will — eine Eigenerklärung, ein Zertifikat, Referenzen oder eine Kombination daraus. Dieser Wortlaut entscheidet. Nicht, was bei der letzten Ausschreibung akzeptiert wurde.

Achten Sie beim Lesen auf zwei verschiedene Stellen: Bei den Eignungskriterien geht es um die Frage, ob Ihr Unternehmen überhaupt mitspielen darf — hier taucht die Forderung nach QM-Nachweisen am häufigsten auf. Bei den Zuschlagskriterien geht es darum, welches Angebot gewinnt — auch dort kann Qualitätsmanagement bewertet werden, etwa über ein einzureichendes Qualitätskonzept. Eine Eigenerklärung, die für die Eignung genügt, sagt also noch nichts darüber, wie Ihr Angebot in der Wertung abschneidet.

Als grobe Landkarte, wo die Eigenerklärung typischerweise steht:

• Unterschwellige Vergaben (unterhalb der EU-Schwellenwerte, meist nach UVgO oder Landesvergaberecht): Hier sind Eigenerklärungen der vorgesehene Normalfall — § 35 UVgO bestimmt, dass Auftraggeber für den Eignungsnachweis grundsätzlich Eigenerklärungen anfordern. Bescheinigungen und Originalnachweise werden häufig erst von den Bietern verlangt, die für den Zuschlag in Frage kommen.
• Oberschwellige, EU-weite Vergaben (nach VgV): Hier darf die Vergabestelle nach § 49 VgV als Beleg für die Einhaltung von Qualitätssicherungsnormen Bescheinigungen unabhängiger Stellen verlangen — gemeint sind Zertifikate über QM-Systeme, die den einschlägigen europäischen Normen genügen (in der Praxis meist ISO 9001) und von akkreditierten Stellen ausgestellt wurden.
• „Oder gleichwertig“-Klauseln: Viele Unterlagen formulieren „Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig“. Was als gleichwertig durchgeht, legt die Vergabestelle im konkreten Verfahren aus — je nach Formulierung kann darunter auch eine nachvollziehbar dokumentierte QM-Darstellung fallen. Im Zweifel: per Bieterfrage klären, bevor die Angebotsfrist abläuft.

Ein Punkt wird oft missverstanden: § 49 VgV verpflichtet Vergabestellen zwar, auch andere Unterlagen über gleichwertige Qualitätssicherungsmaßnahmen anzuerkennen — aber nur unter engen Voraussetzungen. Der Bieter muss nachweislich aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, keinen Zugang zum geforderten Zertifikat gehabt oder es nicht fristgerecht erlangen können — und die Gleichwertigkeit seiner Maßnahmen selbst belegen. Wer schlicht bisher kein Zertifikat machen wollte, kann sich darauf in der Regel nicht berufen. So wird die Regelung überwiegend verstanden; verbindlich entscheidet im Streitfall die zuständige Nachprüfungsinstanz.

Und selbst dort, wo die Eigenerklärung formal zugelassen ist, bleibt ein praktisches Risiko: Eine lückenhafte oder unklare Erklärung kann Rückfragen und Nachforderungen auslösen — mitten in der ohnehin knappen Angebotsphase. Und wenn das Qualitätsmanagement nicht nur Eignungs-, sondern auch Wertungsthema ist, kann ein Zertifikat je nach Ausgestaltung der Ausschreibung schlicht besser abschneiden als eine Erklärung auf Firmenpapier.

Was in eine QM-Eigenerklärung gehört

Manche Vergabestellen geben ein Formblatt vor — dann füllen Sie genau dieses aus, nichts anderes. Gibt es keins, sollte Ihre Eigenerklärung die Kernelemente eines gelebten Qualitätsmanagements konkret benennen:

• Verantwortlichkeiten: Wer im Betrieb ist für Leistungserbringung und Qualitätskontrolle zuständig — mit Name oder Funktion.
• Dokumentierte Abläufe: Welche wesentlichen Arbeitsabläufe sind schriftlich geregelt (z. B. Leistungsverzeichnisse, Arbeits- und Prüfanweisungen, Einsatzpläne).
• Reklamationsbearbeitung: Wie werden Beschwerden erfasst, bearbeitet und ausgewertet — und wer kümmert sich in welcher Frist.
• Schulungen und Einweisungen: Wie werden Mitarbeiter eingearbeitet und regelmäßig geschult, wie wird das dokumentiert.
• Interne Prüfungen: Wie kontrollieren Sie Ihre eigene Ausführungsqualität — etwa durch Objektbegehungen oder Stichproben mit Protokoll.

Der Eigenerklärungs-Generator: Muster ausfüllen statt abtippen

Als Startpunkt können Sie das Muster unten direkt übernehmen — oder Sie füllen die sieben Felder aus, und der Generator setzt Ihre Angaben live in den geprüften Text ein. Alles Weitere in eckigen Klammern (z. B. die Bearbeitungsfrist für Reklamationen) ergänzen Sie nach dem Kopieren. Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser — Ihre Daten verlassen den Browser nicht.

Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement

Unternehmen: [Firma] [Rechtsform], [Ort]
Branche / Tätigkeitsfeld: [Branche]
Mitarbeiter (Voll- und Teilzeit): [Anzahl]
Verantwortlich für das Qualitätsmanagement: [Name, Funktion]

Hiermit erklären wir, dass in unserem Unternehmen ein internes Qualitätsmanagement angewendet wird. Die Verantwortung für Leistungserbringung und Qualitätskontrolle liegt bei [Name, Funktion]. Unsere wesentlichen Arbeitsabläufe sind schriftlich dokumentiert (u. a. Arbeits- und Prüfanweisungen, objektbezogene Leistungsverzeichnisse). Reklamationen werden systematisch erfasst, innerhalb von [Frist, z. B. 5 Werktagen] bearbeitet und zur Verbesserung unserer Abläufe ausgewertet. Unsere Mitarbeiter werden bei Einstellung eingewiesen und regelmäßig geschult; die Teilnahme wird dokumentiert. Die Ausführungsqualität überprüfen wir durch regelmäßige interne Kontrollen [z. B. Objektbegehungen mit Protokoll].

Als Anlagen fügen wir bei: [z. B. Muster-Begehungsprotokoll, Schulungsnachweis, anonymisierter Reklamationsbogen — Nichtzutreffendes streichen]

[Ort], [Datum]

_______________________________________
[Name]
(Geschäftsführung — Unterschrift)

Hinweis: Muster ohne Gewähr — dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben der jeweiligen Vergabeunterlagen; erklären Sie nur, was Ihr Betrieb tatsächlich praktiziert.

Die zweite Generator-Variante ist für den Fall gedacht, dass kein Amt, sondern ein Kunde per Lieferantenfragebogen ISO 9001 verlangt: eine ehrliche Antwort an den Einkäufer, die das gelebte QM konkret benennt, statt nur „Nein" anzukreuzen — den optionalen Zertifizierungs-Fahrplan nehmen Sie nur auf, wenn er wirklich geplant ist. Weitere kopierfertige Antworten an den Einkäufer (Übergangsbitte, Gleichwertigkeits-Rückfrage, Fristverlängerung) stehen im Zulieferer-Werkzeugkasten.

Zwei Praxistipps dazu: Erstens gewinnt die Erklärung deutlich an Gewicht, wenn Sie die genannten Punkte mit Anlagen unterlegen — etwa einem Muster-Begehungsprotokoll, einem Schulungsnachweis oder einem anonymisierten Reklamationsbogen. Alle drei gibt es bei uns als druckbare A4-Vorlagen: Begehungsprotokoll, Schulungsnachweis und Reklamationsbogen. Die Vergabestelle sieht dann, dass hinter den Sätzen gelebte Praxis steht. Zweitens: Halten Sie die Erklärung aktuell und datiert. Eine drei Jahre alte Eigenerklärung mit einem längst ausgeschiedenen Verantwortlichen wirft genau die Rückfragen auf, die Sie in der Angebotsphase nicht gebrauchen können.

Die Grenze der Eigenerklärung

Steht in den Unterlagen ausdrücklich ein zertifiziertes QM-System als Mindestanforderung — etwa „Nachweis der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001“ — dann hilft die beste Eigenerklärung nicht weiter. Wer den geforderten Nachweis nicht erbringen kann, riskiert den Ausschluss, bevor über Preis und Konzept überhaupt gesprochen wird. (Das gilt übrigens auch, wenn Ihr früheres Zertifikat inzwischen abgelaufen ist — ein abgelaufenes Zertifikat ist kein gültiger Nachweis.)

Die zweite Grenze ist unspektakulärer, kostet aber auf Dauer mehr: die Wiederholung. Wer regelmäßig mitbietet, formuliert bei jeder Abgabe aufs Neue, sammelt Belege zusammen, beantwortet Rückfragen — und trägt jedes Mal die Unsicherheit, ob die Erklärung diesmal reicht. Ein Zertifikat dreht das um: einmal auditieren lassen, drei Jahre lang mit einem Dokument nachweisen, das keine Diskussion auslöst.

Nebeneinander gelegt sieht der Unterschied so aus:

• Aufwand: Die Eigenerklärung kostet bei jeder Abgabe Zeit — formulieren, Anlagen zusammensuchen, Rückfragen beantworten. Das Zertifikat wird einmal erarbeitet und dann drei Jahre lang als ein Dokument beigelegt.
• Sicherheit: Ob eine Eigenerklärung akzeptiert wird, entscheidet sich in jedem Verfahren neu. Ein gültiges Zertifikat erfüllt eine Zertifikatsforderung ohne Interpretationsspielraum — sofern die geforderte Art von Zertifikat vorliegt.
• Wirkung: Die Eigenerklärung ist eine Selbstauskunft. Das Zertifikat bestätigt, dass eine externe Stelle Ihr QM-System auditiert hat — ein Unterschied, den auch private Auftraggeber wahrnehmen, etwa wenn ein Kunde ISO 9001 verlangt.

Die Rechnung dazu ist überschaubar: Für einen kleinen Dienstleistungsbetrieb beginnt das erste Jahr komplett — Einführung und Zertifizierungsaudit — ab ca. 800 €; danach halten Überwachungsaudits ab ca. 400 € pro Jahr das Zertifikat gültig. Das QM-Handbuch (12 Seiten) kommt als Vorlage und wird gemeinsam angepasst, das Audit ist kompakt (Dauer nach Betriebsgröße), und von der Anfrage bis zum Zertifikat vergehen typischerweise 2–4 Wochen. Zertifiziert wird gemäß DIN EN ISO 9001:2015 durch eine nicht DAkkS-akkreditierte Stelle — ob das für Ihre Ausschreibungen reicht, prüfen wir vorab kostenlos. Was Ihr Betrieb konkret zahlen würde, zeigt der Kostenrechner.

Und die Gegenrechnung gehört auch hierher: Wer nur einmal im Jahr auf ein kleines Los bietet und dort bislang mit Eigenerklärungen durchkam, braucht (noch) kein Zertifikat. Dann ist die Eigenerklärung der wirtschaftlichere Weg — solange die Anforderungen der Auftraggeber so bleiben. Wo Ihr Verfahren auf diesem Spektrum liegt, klärt die Definitiv-Seite „Brauche ich ISO 9001 für öffentliche Aufträge?" — mit Entscheidungsbaum und der datierten ISO-Quote je Branche.

Live: aktuelle Reinigungs-Ausschreibungen ansehen

Wie oft QM-Nachweise tatsächlich gefordert werden, sehen Sie am schnellsten in echten Verfahren: In unserer laufend aktualisierten Übersicht der öffentlichen Ausschreibungen für Gebäudereinigung können Sie aktuelle Vergaben durchgehen und in den Unterlagen nachlesen, was jeweils verlangt wird — Eigenerklärung, Zertifikat oder „gleichwertig“.

Das lohnt sich auch, wenn Sie gerade gar nicht bieten wollen: Ein Blick in fünf oder sechs aktuelle Verfahren aus Ihrer Region zeigt Ihnen schnell, welche Nachweise Ihre Vergabestellen üblicherweise fordern — und damit, ob sich für Sie die Eigenerklärung, das Zertifikat oder beides im Wechsel rechnet. Was das Zertifikat für einen Reinigungsbetrieb kostet und wie es abläuft, lesen Sie auf der Branchenseite Gebäudereinigung.