Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement: Wann sie in Ausschreibungen reicht

Ob eine Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement reicht, entscheiden nicht Ihre bisherigen Erfahrungen, sondern die Vergabeunterlagen des konkreten Verfahrens. Am häufigsten ist sie bei kleineren nationalen Aufträgen, etwa einer Stadt oder Gemeinde. Als Faustregel: Wer nur gelegentlich auf kleine Lose bietet, kann den Nachweis oft mit einer sorgfältigen Eigenerklärung erbringen. Wer öfter mitbietet, kann den Nachweis mit einem Zertifikat einmal erbringen statt bei jeder Abgabe neu; über uns kostet das Zertifizierungsaudit ab 550 € netto im Jahr (zzgl. einmalig Einführung ab 350 €).

Wann eine Eigenerklärung reicht — und wann nicht

Die wichtigste Regel zuerst: Lesen Sie die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen, bevor Sie irgendetwas erklären. Unter den Eignungskriterien und den geforderten Nachweisen steht wörtlich, was die Vergabestelle sehen will — eine Eigenerklärung, ein Zertifikat, Referenzen oder eine Kombination daraus. Dieser Wortlaut entscheidet. Nicht, was bei der letzten Ausschreibung akzeptiert wurde.

Achten Sie beim Lesen auf zwei verschiedene Stellen: Bei den Eignungskriterien geht es um die Frage, ob Ihr Unternehmen überhaupt mitspielen darf — hier taucht die Forderung nach QM-Nachweisen am häufigsten auf. Bei den Zuschlagskriterien geht es darum, welches Angebot gewinnt — auch dort kann Qualitätsmanagement bewertet werden, etwa über ein einzureichendes Qualitätskonzept. Eine Eigenerklärung, die für die Eignung genügt, sagt also noch nichts darüber, wie Ihr Angebot in der Wertung abschneidet.

Die EU-Schwellenwerte für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegen 2026 und 2027 bei 216.000 € netto (Länder, Städte und Gemeinden) und 140.000 € netto (oberste Bundesbehörden); ob ein Verfahren EU-weit läuft, steht in der Bekanntmachung. Als grobe Landkarte, wo die Eigenerklärung typischerweise steht:

• Unterschwellige Vergaben (meist nach UVgO oder Landesvergaberecht): Bei nationalen Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte legt die Vergabestelle, etwa eine Stadt oder Gemeinde, selbst fest, welchen Nachweis sie akzeptiert; die Unterschwellenvergabeordnung sieht Eigenerklärungen als Regelfall vor (§ 35 Abs. 2 UVgO).
• Oberschwellige, EU-weite Vergaben (nach VgV): Welche Nachweise zum Qualitätsmanagement vorzulegen sind, steht in den Eignungskriterien des Verfahrens — eine Eigenerklärung, ein Zertifikat oder eine Kombination mit Referenzen. Ist eine Formulierung unklar, klären Sie sie per Bieterfrage, bevor die Angebotsfrist abläuft.

Auch dort, wo die Eigenerklärung zugelassen ist, kann eine lückenhafte oder unklare Erklärung Rückfragen und Nachforderungen auslösen; was hineingehört, steht im nächsten Abschnitt. Ist das Qualitätsmanagement nicht nur Eignungs-, sondern auch Wertungsthema, hängt es von der Ausgestaltung der Ausschreibung ab, wie eine Erklärung und wie ein Zertifikat abschneiden.

Was in eine QM-Eigenerklärung gehört

Manche Vergabestellen geben ein Formblatt vor — dann füllen Sie genau dieses aus, nichts anderes. Gibt es keins, sollte Ihre Eigenerklärung die Kernelemente eines gelebten Qualitätsmanagements konkret benennen:

• Verantwortlichkeiten: Wer im Betrieb ist für Leistungserbringung und Qualitätskontrolle zuständig — mit Name oder Funktion.
• Dokumentierte Abläufe: Welche wesentlichen Arbeitsabläufe sind schriftlich geregelt (z. B. Leistungsverzeichnisse, Arbeits- und Prüfanweisungen, Einsatzpläne).
• Reklamationsbearbeitung: Wie werden Beschwerden erfasst, bearbeitet und ausgewertet — und wer kümmert sich in welcher Frist.
• Schulungen und Einweisungen: Wie werden Mitarbeiter eingearbeitet und regelmäßig geschult, wie wird das dokumentiert.
• Interne Prüfungen: Wie kontrollieren Sie Ihre eigene Ausführungsqualität — etwa durch Objektbegehungen oder Stichproben mit Protokoll.

Der Eigenerklärungs-Generator: Muster ausfüllen statt abtippen

Als Startpunkt können Sie das Muster unten direkt übernehmen — oder Sie füllen die sieben Felder aus, und der Generator setzt Ihre Angaben live in den geprüften Text ein. Alles Weitere in eckigen Klammern (z. B. die Bearbeitungsfrist für Reklamationen) ergänzen Sie nach dem Kopieren. Der Generator läuft vollständig in Ihrem Browser — Ihre Daten verlassen den Browser nicht.

Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement

Unternehmen: [Firma] [Rechtsform], [Ort]
Branche / Tätigkeitsfeld: [Branche]
Mitarbeiter (Voll- und Teilzeit): [Anzahl]
Verantwortlich für das Qualitätsmanagement: [Name, Funktion]

Hiermit erklären wir, dass in unserem Unternehmen ein internes Qualitätsmanagement angewendet wird. Die Verantwortung für Leistungserbringung und Qualitätskontrolle liegt bei [Name, Funktion]. Unsere wesentlichen Arbeitsabläufe sind schriftlich dokumentiert (u. a. Arbeits- und Prüfanweisungen, objektbezogene Leistungsverzeichnisse). Reklamationen werden systematisch erfasst, innerhalb von [Frist, z. B. 5 Werktagen] bearbeitet und zur Verbesserung unserer Abläufe ausgewertet. Unsere Mitarbeiter werden bei Einstellung eingewiesen und regelmäßig geschult; die Teilnahme wird dokumentiert. Die Ausführungsqualität überprüfen wir durch regelmäßige interne Kontrollen [z. B. Objektbegehungen mit Protokoll].

Als Anlagen fügen wir bei: [z. B. Muster-Begehungsprotokoll, Schulungsnachweis, anonymisierter Reklamationsbogen — Nichtzutreffendes streichen]

[Ort], [Datum]

_______________________________________
[Name]
(Geschäftsführung — Unterschrift)

Hinweis: Muster ohne Gewähr — dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben der jeweiligen Vergabeunterlagen; erklären Sie nur, was Ihr Betrieb tatsächlich praktiziert.

Die zweite Generator-Variante ist für den Fall gedacht, dass kein Amt, sondern ein Kunde per Lieferantenfragebogen ISO 9001 verlangt: eine ehrliche Antwort an den Einkäufer, die das gelebte QM konkret benennt, statt nur „Nein" anzukreuzen — den optionalen Zertifizierungs-Fahrplan nehmen Sie nur auf, wenn er wirklich geplant ist. Wie Sie die übrigen Felder des Bogens — von „QM-System vorhanden?" bis zur Anlagen-Frage — ohne Zertifikat wahrheitsgemäß ausfüllen, zeigt der Ratgeber Lieferantenfragebogen ISO 9001.

Zwei Praxistipps dazu: Erstens gewinnt die Erklärung deutlich an Gewicht, wenn Sie die genannten Punkte mit Anlagen aus Ihrem Betrieb unterlegen — etwa einem Begehungsprotokoll, einem Schulungsnachweis oder einem anonymisierten Reklamationsbogen. Die Vergabestelle sieht dann, dass hinter den Sätzen gelebte Praxis steht. Zweitens: Halten Sie die Erklärung aktuell und datiert. Eine drei Jahre alte Eigenerklärung mit einem längst ausgeschiedenen Verantwortlichen wirft genau die Rückfragen auf, die Sie in der Angebotsphase nicht gebrauchen können.

Die Grenze der Eigenerklärung

Steht in den Unterlagen ein zertifiziertes QM-System als Mindestanforderung — etwa „Nachweis der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001“ —, dann ersetzt eine Eigenerklärung diesen Nachweis nicht. (Das gilt übrigens auch, wenn Ihr früheres Zertifikat inzwischen abgelaufen ist — ein abgelaufenes Zertifikat ist kein gültiger Nachweis.)

Die zweite Grenze ist unspektakulärer, kostet aber auf Dauer mehr: die Wiederholung. Wer regelmäßig mitbietet, formuliert bei jeder Abgabe aufs Neue, sammelt Belege zusammen, beantwortet Rückfragen — und trägt jedes Mal die Unsicherheit, ob die Erklärung diesmal genügt. Ein Zertifikat dreht das um: einmal auditieren lassen, drei Jahre lang mit einem Dokument nachweisen.

Nebeneinander gelegt sieht der Unterschied so aus:

• Aufwand: Die Eigenerklärung kostet bei jeder Abgabe Zeit — formulieren, Anlagen zusammensuchen, Rückfragen beantworten. Das Zertifikat wird einmal erarbeitet und dann drei Jahre lang als ein Dokument beigelegt.
• Sicherheit: Ob eine Eigenerklärung akzeptiert wird, entscheidet sich in jedem Verfahren neu. Ein gültiges Zertifikat liegt einmal vor und wird bei jeder Abgabe in derselben Form beigelegt.
• Wirkung: Die Eigenerklärung ist eine Selbstauskunft. Das Zertifikat bestätigt, dass eine externe Stelle Ihr QM-System auditiert hat — ein Unterschied, den auch private Auftraggeber wahrnehmen, etwa wenn ein Kunde ISO 9001 verlangt.

Die Rechnung dazu ist überschaubar: Für einen kleinen Dienstleistungsbetrieb kostet das Zertifizierungsaudit 550 € netto im Jahr, zzgl. einmalig Einführung ab 350 € im ersten Jahr; danach halten die Überwachungsaudits in Jahr 2 und 3 zum selben Jahrespreis das Zertifikat gültig. Sie erhalten einen Satz Vorlagen, darunter ein bewusst kurz gehaltenes QM-Handbuch von zwölf Seiten; die Vorlagen passen wir gemeinsam an. Das Audit ist kompakt (Dauer nach Betriebsgröße), und von der Anfrage bis zum Zertifikat vergehen typischerweise 2–4 Wochen. Was Ihr Betrieb konkret zahlen würde, zeigt die Preisübersicht.

Und die Gegenrechnung gehört auch hierher: Wer nur einmal im Jahr auf ein kleines Los bietet und dort bislang mit Eigenerklärungen durchkam, braucht (noch) kein Zertifikat. Dann ist die Eigenerklärung der wirtschaftlichere Weg — solange die Anforderungen der Auftraggeber so bleiben. Wo Ihr Verfahren auf diesem Spektrum liegt, klärt die Definitiv-Seite „Brauche ich ISO 9001 für öffentliche Aufträge?" — mit Entscheidungsbaum und der datierten ISO-Quote je Branche.

Live: aktuelle Reinigungs-Ausschreibungen ansehen

Wie oft QM-Nachweise tatsächlich gefordert werden, sehen Sie am schnellsten in echten Verfahren: In unserer laufend aktualisierten Übersicht der öffentlichen Ausschreibungen für Gebäudereinigung können Sie aktuelle Vergaben durchgehen und in den Unterlagen nachlesen, was jeweils verlangt wird — Eigenerklärung, Zertifikat oder beides.

Das lohnt sich auch, wenn Sie gerade gar nicht bieten wollen: Ein Blick in fünf oder sechs aktuelle Verfahren aus Ihrer Region zeigt Ihnen schnell, welche Nachweise Ihre Vergabestellen üblicherweise fordern — und damit, ob sich für Sie die Eigenerklärung, das Zertifikat oder beides im Wechsel rechnet. Was das Zertifikat für einen Reinigungsbetrieb kostet und wie es abläuft, lesen Sie auf der Branchenseite Gebäudereinigung; für Personaldienstleister, deren Rahmenverträge ebenfalls per Ausschreibung vergeben werden, auf der Seite ISO 9001 für Zeitarbeit.