Warum sind manche Zertifizierungsstellen günstiger als andere?
Kurzantwort (Stand: ): Preisunterschiede ergeben sich aus Auditumfang, enthaltener Vorbereitung, Reisekosten und Vertragsbedingungen. Bei akkreditierten Stellen kommt der Verwaltungsaufwand der Akkreditierung hinzu. Vergleichbar sind nur Gesamtkosten über drei Jahre für denselben Geltungsbereich.
Die Norm, nach der Ihr Betrieb auditiert wird, ist bei Stellen mit und ohne DAkkS-Akkreditierung dieselbe.
Vier Positionen für den Angebotsvergleich
- Akkreditierung: Der Mehrpreis einer akkreditierten Zertifizierung bezahlt das Akkreditierungszeichen und den Verwaltungsaufwand dahinter, nicht eine andere Norm und nicht ein anderes Audit.
- Vorbereitung: Welche Vorbereitung ist enthalten, welche Leistungen werden gesondert nach Aufwand oder zum Festpreis angeboten?
- Audit und Anfahrt: Vergleichen Sie Auditumfang, Zeitplanung und Reisekosten einschließlich der Folgejahre.
- Personalstruktur: Manche Stellen rechnen Teilzeitkräfte anteilig nach Stunden in Vollzeitäquivalente um. Für unsere Preisstaffel gilt eine einfache Zählregel. Vollzeitkräfte zählen beim Preis ganz, Teilzeitkräfte zur Hälfte; Minijobber zählen nicht mit, ihre Tätigkeiten gehören trotzdem zum QM- und Auditumfang.
Unsere Partner-Zertifizierungsstelle hat sich bewusst gegen eine Akkreditierung bei der DAkkS entschieden: Die Norm, das Audit vor Ort und die Laufzeit des Zertifikats sind dieselben, der Verwaltungsaufwand der Akkreditierung entfällt. Auftraggeber erkennen das Zertifikat in der Praxis genauso an wie jedes andere Zertifikat nach derselben Norm. Auf Anfrage erhalten Sie vorab den Namen der Zertifizierungsstelle und ein Musterzertifikat, mit jedem Angebot unsere Referenzliste mit Betrieben, die Sie selbst anrufen können. Mehr dazu unter Anerkennung des Zertifikats. Für eine konkrete Ausschreibung gibt es unseren kostenlosen Ausschreibungs-Check.
Zwei häufige Anschlussfragen haben eigene Ratgeber: Ob die Zertifizierung bei einer bestimmten Prüforganisation stattfinden muss, steht unter Muss es eine bestimmte Prüfstelle sein? Wo die Grenze zwischen „günstig“ und „unseriös“ verläuft, nämlich zwischen Audit und kein Audit, klärt der Ratgeber ISO-9001-Zertifikat kaufen. Wer schon zertifiziert ist und die Stelle wechseln möchte, findet den Weg im Ratgeber Zertifizierungsstelle wechseln.
ISO-Zertifizierung im Abo: was hinter den Monatsraten steckt
Manche Anbieter bieten die ISO-Zertifizierung gegen eine monatliche Rate an. Das wirkt planbar. Vor der Unterschrift lohnt sich ein nüchterner Blick: Was kostet das über die volle Laufzeit, und wem gehört am Ende das Zertifikat? Die folgenden fünf Punkte gehen das durch. Abo-Modelle sind nicht per se unseriös; entscheidend ist, dass Sie wissen, was Sie kaufen.
1. Rechnen Sie die Monatsrate auf die Zertifikats-Laufzeit hoch
Ein ISO-Zertifikat gilt üblicherweise drei Jahre. Wer monatlich zahlt, sollte deshalb nicht in Monaten rechnen, sondern in dieser Laufzeit: Über drei Jahre ergibt sich das 36-Fache der Monatsrate, zuzüglich aller Posten, die nicht in der Rate enthalten sind. Erst diese Summe ist mit einem Angebot vergleichbar, das Einführung und Audits einzeln ausweist.
Zum Vergleich unser Festpreis-Modell: Das Zertifizierungsaudit kostet für einen kleinen Dienstleistungsbetrieb 550 € netto im Jahr, zzgl. einmalig Einführung ab 350 € im ersten Jahr; die Überwachungsaudits in Jahr 2 und 3 kosten denselben Jahrespreis. Über drei Jahre sind das ab 2.000 € netto, zuzüglich der Anfahrt (Kilometersatz oder Pauschale, steht vorab im schriftlichen Angebot).
Für größere Betriebe gilt dieselbe Rechnung: Ein Dienstleister mit 11 bis 20 Mitarbeitern zahlt 650 € im Jahr, mit 21 bis 40 Mitarbeitern 750 €; Produktionsbetriebe zahlen 750 € bzw. 850 €, jeweils zzgl. einmalig Einführung ab 350 € im ersten Jahr. Was für Ihren Betrieb gilt, zeigt unsere Preisübersicht. Ob eine Monatsrate günstiger ist, zeigt erst die Hochrechnung auf drei Jahre.
Preismodelle im Vergleich: Abrechnung, Gültigkeit, Eignung
Abo- und Jahresgebühr-Modelle gibt es bei Stellen mit und ohne DAkkS-Akkreditierung; die dritte Spalte beschreibt den Weg über eine akkreditierte Stelle mit Einzelangebot, die vierte unser Modell.
| Abo-Modell (Monatsgebühr) | Jahresgebühr-Modell | Akkreditierte Stelle (Einzelangebot) | Unser Festpreis | |
|---|---|---|---|---|
| So wird abgerechnet | Monatsrate über die Vertragslaufzeit, oft mit Mindestlaufzeit | Feste Gebühr je Zertifikatsjahr | Angebot je Audit; Vorbereitung je nach Anbieter gesondert | Festpreis je Audit-Jahr, schriftlich vor Projektstart; Zahlung nach erbrachter Leistung |
| Was passiert mit dem Zertifikat bei Kündigung? | Je nach Vertrag ist die Gültigkeit an den laufenden Vertrag gekoppelt; das Zertifikat kann verfallen, bevor die üblichen drei Jahre vorbei sind. Vor der Unterschrift schriftlich klären. | Klären Sie schriftlich, ob das Zertifikat die vollen drei Jahre gilt oder nur das jeweils bezahlte Jahr. | Überwachung und Gültigkeit richten sich nach den Regeln der Stelle. Versäumte erforderliche Audits können zu Aussetzung oder Entzug führen. | Die fortbestehende Gültigkeit setzt die erforderliche Überwachung voraus. Klären Sie vor einer Kündigung den Status und die Folgen mit der ausstellenden Stelle. |
| Wann dieses Modell passt | Wenn Sie bewusst eine laufende Betreuung einkaufen wollen und Gesamtkosten wie Eigentumsfrage vor der Unterschrift geklärt haben. | Wenn Sie die jährliche Rate bevorzugen und der Vertrag Laufzeit und Eigentum regelt; auf drei Jahre hochrechnen. | Wenn Sie ausdrücklich ein Zertifikat mit Akkreditierungszeichen wünschen. Die Vorbereitung planen Sie je nach Anbieter gesondert ein. | Wenn Sie dieselbe Norm, dasselbe Audit vor Ort und dieselbe Laufzeit ohne den Verwaltungsaufwand einer Akkreditierung wünschen und den Preis vorab kennen wollen. Musterzertifikat und Referenzliste erhalten Sie vor der Beauftragung (Anerkennung des Zertifikats). |
2. Wenn die Gültigkeit am Vertrag hängt
Bei manchen Abo-Modellen ist die Gültigkeit des Zertifikats an die Vertragslaufzeit gekoppelt. Kündigen Sie das Abo, kann das Zertifikat verfallen, obwohl die üblichen drei Jahre noch nicht vorbei wären.
Das wirkt sich vor allem dann aus, wenn Sie mitten in einer Ausschreibung oder einer Lieferantenbewertung stecken, bei der das Zertifikat gefordert ist, und in dieser Phase der Vertrag ausläuft oder Sie den Anbieter wechseln wollen. Fragen Sie deshalb vor der Unterschrift schriftlich nach: „Bleibt das Zertifikat bei Kündigung bis zum Ende seiner regulären Laufzeit gültig?" Die Antwort gehört in den Vertrag.
3. Mindestlaufzeiten und automatische Verlängerung
Abo heißt selten „monatlich kündbar". Üblich sind Mindestlaufzeiten, oft passend zur Zertifikats-Laufzeit, und Klauseln zur automatischen Verlängerung, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird. Beides ist zulässig, gehört aber in Ihre Rechnung: Eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten macht aus der Monatsrate faktisch einen Gesamtpreis, den Sie in Raten zahlen. Notieren Sie Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel mit einer Kalender-Erinnerung.
4. Was ist in der Rate enthalten und was kostet extra?
Klären Sie, welche Leistungen die Monatsrate tatsächlich abdeckt. Typische Punkte, die im Vertrag eindeutig geregelt sein sollten:
- Sind die jährlichen Überwachungsaudits enthalten oder werden sie separat berechnet?
- Was kostet die Re-Zertifizierung nach drei Jahren, läuft das Abo dann weiter, und zu welchem Preis?
- Sind Nachaudits bei Abweichungen enthalten?
- Fallen Einrichtungs- oder Startgebühren an, die nicht in der beworbenen Rate stecken?
- Gibt es Aufschläge für zusätzliche Standorte oder wachsende Mitarbeiterzahl?
Jede dieser Positionen kann die beworbene Monatsrate erhöhen. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn Sie alle Posten auf drei Jahre Gesamtkosten hochrechnen.
5. Anbieterwechsel: Wem gehören Dokumentation und Zertifikat?
Wer später wechseln will, etwa wegen des Preises oder der Betreuung, braucht seine Unterlagen: QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen und Nachweise. Bei manchen Modellen liegt die Dokumentation in einer Plattform des Anbieters; das ist im Alltag praktisch, beim Ausstieg aber nur dann unproblematisch, wenn der Export vertraglich zugesichert ist.
Unabhängig vom Bezahlmodell gilt außerdem: Lassen Sie sich vorab ein Musterzertifikat zeigen. Darauf stehen ausstellende Stelle, Normausgabe und Geltungsbereich, also die Angaben, die Ihr Auftraggeber später sieht.
Checkliste: fünf Fragen an jeden Abo-Anbieter
- Gesamtkosten: „Was zahle ich über drei Jahre insgesamt, einschließlich aller Audits, Gebühren und der Re-Zertifizierung?"
- Zertifikats-Gültigkeit: „Bleibt mein Zertifikat bei Kündigung bis zum Ende der regulären Laufzeit gültig, und steht das so im Vertrag?"
- Laufzeit: „Wie lang ist die Mindestlaufzeit, wie lang die Kündigungsfrist, und verlängert sich der Vertrag automatisch?"
- Eigentum: „Gehören mir Dokumentation und Nachweise, und erhalte ich beim Ausstieg alles in einem nutzbaren Format?"
- Aussteller: „Welche Stelle stellt das Zertifikat aus, und kann ich vorab ein Musterzertifikat und eine Referenzliste sehen?"
Diese Fragen sollte jeder Anbieter schriftlich beantworten können, gleich ob er Abos oder Festpreise anbietet.
Unser Modell: Festpreis je Audit-Jahr
Wir arbeiten mit festen Preisen je Audit-Jahr, weil sie für kleine Betriebe vorab kalkulierbar sind:
- Jahr 1: zwei feste Posten, das Zertifizierungsaudit (550 € netto im Jahr für kleine Dienstleistungsbetriebe) und einmalig die Einführung (ab 350 €), beide schriftlich vor Projektstart.
- Jahr 2 und 3: Überwachungsaudits zum selben Jahrespreis wie das Zertifizierungsaudit, für kleine Dienstleistungsbetriebe je 550 €.
- Dreijähriger Zertifizierungszyklus: Für den Erhalt des Zertifikats sind die vorgesehenen Überwachungsaudits in Jahr 2 und 3 nötig. Den aktuellen Status bestätigt die ausstellende Stelle nach ihren Verfahrensregeln.
- Die Dokumentation gehört Ihnen: Das System wird so aufgebaut, dass es nach dem Audit ohne Berater weitergeführt werden kann.
- Zahlung nach Leistung: Sie zahlen für die erbrachten Leistungen im jeweiligen Audit-Jahr. Die drei Jahre werden nicht im Voraus abgerechnet.
- Unterlagen und Schulung: Die Vorbereitung setzt bei Ihren bestehenden Abläufen an. Wir liefern einen Satz Vorlagen, darunter ein bewusst kurz gehaltenes QM-Handbuch von zwölf Seiten. Innerhalb der drei Jahre Laufzeit bieten wir auf Wunsch zwei kostenlose Schulungstermine für Ihre Mitarbeiter an; für Fragen haben Sie einen festen Ansprechpartner.
Wie der Weg zum Zertifikat aussieht, von der Bestandsaufnahme bis zum Audit in der Regel in 2 bis 4 Wochen, beschreibt unser Ratgeber zum Ablauf der ISO-9001-Zertifizierung. Was der Festpreis umfasst, wie er nach Betriebsgröße gestaffelt ist und ob er nachträglich steigen kann, steht auf der Seite ISO 9001 zum Festpreis.