Reklamationsbogen: kostenlose Vorlage zum Drucken
„Reklamationen werden systematisch erfasst, bearbeitet und ausgewertet" — das verspricht jede QM-Eigenerklärung. Systematisch heißt: ein Bogen je Fall, vom Eingang über die Sofortmaßnahme bis zur Frage, ob die Abstellung gewirkt hat. Genau dafür ist dieses A4-Blatt — zum Ausdrucken oder Sichern als PDF, ohne Anmeldung.
So nutzen Sie den Bogen
- Jede Reklamation bekommt einen Bogen — auch die telefonisch „zwischen Tür und Angel" gemeldete. Was nicht erfasst ist, kann nicht ausgewertet werden.
- Sofortmaßnahme und Ursache trennen: Erst den Kunden zufriedenstellen (Sofortmaßnahme), dann klären, warum es passiert ist — sonst kommt derselbe Fall wieder.
- Rückmeldung an den Kunden datieren: Die Zeile ist bewusst ein eigenes Feld — die zugesagte Bearbeitungsfrist aus Ihrer Eigenerklärung wird hier nachweisbar.
- Bögen gesammelt auswerten (z. B. jährlich): Häufungen zeigen, wo Abläufe oder Schulungen nachzuschärfen sind. Ein anonymisierter Bogen taugt als Anlage zur Eigenerklärung.
Reklamationsbogen
Erfassung und Bearbeitung gemäß internem Qualitätsmanagement
| Reklamations-Nr. / Jahr | |
|---|---|
| Eingegangen am, aufgenommen von | |
| Eingangsweg | Telefon E-Mail persönlich / vor Ort sonstiger Weg |
| Kunde / Objekt, Ansprechpartner |
1. Beschreibung der Reklamation:
2. Sofortmaßnahme (Kunde zufriedengestellt durch):
erledigt am: durch:
3. Ursache (warum konnte das passieren?):
4. Abstellmaßnahme / Vorbeugung (was ändern wir dauerhaft?):
verantwortlich: erledigt bis / am:
5. Rückmeldung an den Kunden am: durch:
6. Wirksamkeit geprüft am: Ergebnis: wirksam Nachbesserung nötig (neuer Bogen)
In die Auswertung aufgenommen (z. B. Jahresauswertung) am:
| Datum, Unterschrift — bearbeitet durch | Datum, Unterschrift — abgeschlossen (Leitung) |
Vorlage: ZertLotse — www.zertlotse.de/vorlagen/reklamationsbogen · Muster ohne Gewähr, bitte an den eigenen Betrieb anpassen. Weitergabe mit Quellenangabe erlaubt.
Diese Vorlage darf frei verwendet, verlinkt und weitergegeben werden — auch im eigenen QM-Ordner, Intranet oder in Innungs-Rundschreiben. Wir bitten lediglich um eine Quellenangabe mit Link auf diese Seite: www.zertlotse.de/vorlagen/reklamationsbogen
Wozu der Bogen im QM-Nachweis dient
Der Reklamationsbogen belegt den Punkt „Reklamationsbearbeitung" der Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement — zusammen mit dem Begehungsprotokoll und dem Schulungsnachweis das Anlagen-Trio, das eine Eigenerklärung glaubwürdig macht. Und falls ein Kunde ISO 9001 verlangt: Eine gelebte Reklamationsbearbeitung ist einer der Bausteine, die den Weg zum Zertifikat kurz machen.