Begehungsprotokoll Gebäudereinigung: Objektbegehung und Aufmaß vor dem Angebot
Bevor ein Reinigungsbetrieb ein Angebot abgibt, sieht er sich das Objekt an. Die Objektbegehung mit Aufmaß klärt, welche Flächen in welchem Zustand und Turnus zu reinigen sind und unter welchen Bedingungen gearbeitet wird. Das Begehungsprotokoll hält diese Angaben fest. Dieser Ratgeber zeigt, was hineingehört, warum, und wie es weiterverwendet wird.
Wozu die Objektbegehung dient
Die Begehung ist die Grundlage der Kalkulation. Flächenangaben aus Unterlagen sind häufig veraltet oder unvollständig: Räume werden umgenutzt, Beläge getauscht, Lager zu Büros. Eine Kalkulation allein nach Unterlagen kann deshalb von den tatsächlichen Bedingungen im Objekt abweichen.
Zugleich schützt das Protokoll beide Seiten. Was bei der Begehung gemeinsam festgestellt und unterschrieben wurde, etwa ob Rahmen mitgereinigt werden oder wer das Verbrauchsmaterial stellt, muss später nicht strittig verhandelt werden. Schließlich liefert das Protokoll den Stoff für das Leistungsverzeichnis, sofern der Auftraggeber keines vorgibt, und nach Auftragserteilung für die Tätigkeitsbeschreibung je Objekt.
Vorbereitung der Begehung
- Unterlagen anfordern: Grundrisse, Flächenaufstellung, bisheriges Leistungsverzeichnis oder Reinigungsplan, Nutzungszeiten.
- Termin mit dem Objektverantwortlichen vereinbaren: mit jemandem, der Zugang zu allen Räumen hat und die Nutzung kennt.
- Unterlagen mitnehmen: ausgedruckte Grundrisse zum Einzeichnen, Messgerät und das Protokoll. Fotos nur mit Zustimmung des Auftraggebers.
- Bei öffentlichen Ausschreibungen: Ob und wann eine Ortsbesichtigung stattfindet, steht in den Vergabeunterlagen. Fragen aus der Besichtigung gehen in der Regel schriftlich als Bieterfrage an die Vergabestelle.
Das Begehungsprotokoll: Aufbau und Inhalte
Die Übersicht zeigt die Abschnitte eines vollständigen Begehungsprotokolls. Je Zeile steht, was zu notieren ist und wozu die Angabe dient. Trifft eine Zeile nicht zu, wird auch das vermerkt.
| Angabe | Was notiert wird und warum |
|---|---|
| Objektdaten | |
| Objekt und Anschrift | Bezeichnung, Anschrift, Gebäudeteile und Etagen. Sorgt für eine eindeutige Zuordnung in Angebot und Vertrag. |
| Nutzung | Verwaltung, Praxis, Schule, Werkstatt oder Wohnanlage. Die Nutzung bestimmt Verschmutzung und Hygieneanforderungen. |
| Datum und Teilnehmer | Wann begangen wurde und wer von beiden Seiten dabei war. Belegt den Stand, auf dem das Angebot beruht. |
| Flächen je Raumtyp | |
| Raumtyp | Büros, Flure und Treppen, Sanitärräume, Teeküchen, Eingangsbereich, Lager und Technik. Jeder Raumtyp hat eigene Intervalle und eigenen Zeitbedarf. |
| Fläche in m² | Aufgemessen oder aus der Flächenaufstellung übernommen, mit Vermerk. Übernommene Werte stichprobenweise nachmessen. |
| Bodenbelag | Textil, elastisch, Stein oder Fliese, Holz. Der Belag bestimmt Verfahren, Reinigungsmittel und Zeitbedarf. |
| Möblierung und Zustand | Dichte der Möblierung, Verschmutzung, vorhandene Schäden. Vorschäden festhalten, damit sie später nicht der Reinigung zugeschrieben werden. |
| Treppenhäuser und Aufzüge | Anzahl der Treppenhäuser und Etagen, Geländer und Handläufe, Aufzugskabinen mit Türen, Spiegeln und Edelstahlflächen. Werden oft nach Stück oder Etage statt nach Fläche angesetzt und fehlen in Flächenaufstellungen häufig. |
| Außenflächen | Eingangsbereich außen, Zuwege, Müllplatz, Tiefgarage und Parkflächen, Fahrradräume: ob sie zur Leistung gehören, Fläche, Belag und Turnus. Ohne ausdrückliche Absprache ein häufiger Streitpunkt. |
| Sanitär | |
| Einrichtungsgegenstände | Anzahl der WC, Urinale, Waschbecken und Duschen je Sanitärraum. Sanitärbereiche werden oft nach Stück statt nach Fläche kalkuliert. |
| Spender und Behälter | Seifen-, Handtuch- und Papierspender, Hygienebehälter. Grundlage für Nachfüllaufwand und Verbrauchsmaterial. |
| Hygiene- und Desinfektionsbereiche | |
| Bereiche mit Desinfektion | Räume, in denen desinfizierend gereinigt wird, etwa Behandlungsräume, Küchen oder Pflegebereiche, mit Fläche und Turnus. Desinfektion braucht eigene Mittel, Einwirkzeiten und mehr Zeit. |
| Hygieneplan und Vorgaben | Ob der Auftraggeber einen Hygieneplan führt und Mittel oder Verfahren vorgibt, dazu nötige Schutzausrüstung. Grundlage für Mittelauswahl, Kalkulation und Unterweisung. |
| Glas und Rahmen | |
| Glasflächen | Fenster, Glastüren und Trennwände in m² oder Stück, innen und außen getrennt. Glas wird in der Regel als eigene Leistung ausgewiesen. |
| Zugänglichkeit und Höhe | Vom Boden, mit Leiter oder Hubarbeitsbühne; öffenbar oder fest verglast. Entscheidet über Arbeitsmittel, Zeit und Arbeitssicherheit. |
| Rahmen und Falze | Ob sie mitgereinigt werden. Ein häufiger Streitpunkt, wenn es nicht ausdrücklich vereinbart ist. |
| Zugänge, Schlüssel, Alarm, Zeiten | |
| Zugang und Schlüssel | Welche Schlüssel oder Transponder, Übergabe gegen Quittung. Schlüsselverlust ist eine Haftungsfrage. |
| Alarmanlage | Vorhanden oder nicht, Scharf- und Unscharfschalten, wer einweist. Fehlalarme belasten das Verhältnis zum Auftraggeber. |
| Reinigungszeiten | Zeitfenster, in denen gereinigt werden darf oder muss, und die Nutzungszeiten. Bestimmt Personalplanung und mögliche Zuschläge. |
| Reinigungsintervalle je Raumtyp | |
| Turnus | Wie oft jeder Raumtyp gereinigt wird. Der Turnus vervielfacht den Zeitbedarf je Durchgang. |
| Leistungsumfang | Welche Tätigkeiten je Durchgang anfallen: Abfallbehälter, Böden, Oberflächen, Türen und Griffe. Grundlage für das Leistungsverzeichnis. |
| Sonderleistungen | |
| Grund- und Teppichreinigung | Flächen, Belag, gewünschter Turnus. Wird getrennt von der Unterhaltsreinigung bepreist. |
| Fassadenreinigung | Fassadenflächen und Material, Höhe und Zugang; Glasflächen siehe Abschnitt Glas und Rahmen. |
| Winterdienst | Zu räumende Flächen, Zeiten, wer die Räum- und Streupflicht trägt. Haftungsrelevant, daher genau abgrenzen. |
| Verbrauchsmaterial und Abfall | |
| Verbrauchsmaterial | Wer Seife, Papier und Müllbeutel stellt und nachbestellt. Ohne Absprache ein häufiger Streitpunkt. |
| Abfallentsorgung | Trennvorgaben, Standort der Sammelbehälter, wer die Behälter bereitstellt und entsorgt. |
| Ausstattung vor Ort | |
| Wasser und Strom | Wo Wasser entnommen und Schmutzwasser entsorgt wird, Steckdosen für Maschinen. |
| Lagerraum | Abschließbarer Raum für Geräte und Mittel. Reinigungsmittel brauchen einen geeigneten Lagerort. |
| Aufzug | Ob Maschinen und Material zwischen den Etagen transportiert werden können. |
| Arbeitssicherheit | |
| Alleinarbeit | Ob Kräfte allein im Objekt arbeiten, etwa abends. Dann gehört in die Gefährdungsbeurteilung (§ 5 Arbeitsschutzgesetz), wie sie im Notfall Hilfe erreichen. |
| Gefahrstoffe vor Ort | Gefahrstoffe des Auftraggebers im Reinigungsbereich und die eigenen Mittel, objektweise erfasst. Eigene Mittel, die Gefahrstoffe sind, gehören ins Gefahrstoffverzeichnis (§ 6 Abs. 12 Gefahrstoffverordnung), Gefahrstoffe des Auftraggebers in die Gefährdungsbeurteilung für das Objekt. |
| Absturz und besondere Gefahren | Treppen, Galerien, Glasdächer, Maschinen, Bereiche mit Zutrittsbeschränkung. Grundlage der Gefährdungsbeurteilung für das Objekt. |
| Erste Hilfe und Notfall | Verbandkasten, Notrufwege des Objekts, Fluchtwege, Sammelplatz. |
| Ansprechpartner und Besonderheiten | |
| Ansprechpartner | Name, Funktion und Erreichbarkeit beim Auftraggeber, dazu die Vertretung. |
| Besonderheiten | Sensible Bereiche wie Serverraum oder Personalakten, bisherige Beschwerden über die Reinigung. Zeigt, worauf der Auftraggeber achtet. |
| Unterschriften | |
| Beide Seiten | Ort, Datum, Namen und Unterschriften, Liste der Anlagen wie markierte Grundrisse oder Fotos. Macht das Protokoll zur gemeinsamen Grundlage. |
Vom Protokoll zur Kalkulation
Aus dem Protokoll entsteht die Kalkulation in drei Schritten:
- Raumgruppen bilden Flächen mit gleichem Raumtyp, Belag und Turnus werden zusammengefasst.
- Zeitbedarf je Raumgruppe ermitteln Fläche geteilt durch den Leistungswert (m² pro Stunde) ergibt die Stunden je Durchgang; multipliziert mit der Zahl der Durchgänge ergibt sich der Monatsbedarf. Sanitär und Sonderleistungen werden nach Stück oder Aufwand gesondert angesetzt.
- Preis bilden Die Stunden werden mit dem Stundenverrechnungssatz bewertet; Material, Anfahrt und Sonderleistungen kommen gesondert hinzu.
Den Leistungswert kann ein Ratgeber nicht vorgeben. Er hängt von Belag, Möblierung, Verschmutzung, Turnus, Geräten und Erfahrung der Kräfte ab. Belastbar sind eigene Werte, gemessen in vergleichbaren Objekten des Betriebs. Wie Kalkulationsgrundlagen im Angebot dargestellt werden, zeigt das Muster-Angebotsschreiben Gebäudereinigung.
Häufige Fehler bei der Begehung
- Flächen ungeprüft übernehmen: Die Flächenaufstellung stimmt nicht immer mit dem Bestand überein.
- Nebenflächen übersehen: Treppenhäuser, Aufzüge, Eingangsbereiche und Teeküchen fehlen leicht.
- Nebenleistungen offen lassen: Verbrauchsmaterial, Abfall und Rahmenreinigung sind ohne Absprache spätere Streitpunkte.
- Zugang und Zeiten nicht klären: Ohne Zeitfenster und Schlüsselregelung lässt sich kein Personal planen.
- Glashöhen nicht notieren: Fehlt das nötige Arbeitsmittel in der Kalkulation, fehlt es auch im Preis.
- Arbeitssicherheit vertagen: Alleinarbeit und Gefahrstoffe gehören vor den ersten Einsatz, nicht danach.
- Vorschäden nicht festhalten: Sie werden sonst der Reinigung zugerechnet.
- Protokoll nicht gegenzeichnen lassen: Ohne Unterschrift beider Seiten ist es nur eine eigene Notiz.
Nach Auftragserteilung: Grundlage für Tätigkeitsbeschreibung und Einweisung
Aus dem Protokoll entsteht nach Auftragserteilung die Tätigkeitsbeschreibung je Objekt: Räume und Reihenfolge, Tätigkeiten und Turnus, Mittel und Geräte, Zugang, Alarm und Ansprechpartner. Sie ergänzt das Leistungsverzeichnis um das, was die Kraft vor Ort wissen muss. Neue Kräfte und Vertretungen werden anhand dieser Beschreibung eingewiesen; eine Unterschriftsliste je Objekt hält fest, wer eingewiesen ist. Ändert sich im Objekt etwas, wird die Beschreibung angepasst.
Wer seine Objekte so dokumentiert, hat einen Teil dessen, was ein QM-System nach ISO 9001 erwartet, bereits in der Hand: die Anforderungen des Kunden sind festgehalten, die Abläufe beschrieben, die Kräfte eingewiesen. Neben den Nachweisen, die die Norm ausdrücklich verlangt, fordert sie dokumentierte Information in dem Umfang, den der Betrieb für wirksame Abläufe selbst für nötig hält (Abschnitt 7.5.1); Grundlage sind die vorhandenen Abläufe des Betriebs, Maßstab ist unter anderem die Zufriedenheit der Kunden. Was im Audit bei Reinigungsbetrieben zur Sprache kommt, beschreibt der Ratgeber ISO-9001-Audit im Reinigungsbetrieb.