Angebotsschreiben Gebäudereinigung: Muster und Aufbau für die Ausschreibung

Sie haben eine passende Ausschreibung gefunden und wollen jetzt Ihr Angebot einreichen — und stellen fest: Ein „Angebotsschreiben" bei einer öffentlichen Vergabe ist kein freies Anschreiben, sondern ein vorgegebenes Formblatt in einem festen Bündel aus Vordrucken und Leistungsverzeichnis. Wer das zum ersten Mal macht, scheitert selten am Preis und fast immer an der Form. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie ein formal sauberes Angebot für eine Gebäudereinigungs-Ausschreibung aufgebaut ist, welche Bestandteile hineingehören — und an welchen Formfehlern die meisten Erstteilnehmer ausgeschlossen werden.

Was „Angebotsschreiben" bei einer Ausschreibung wirklich bedeutet

Im normalen Geschäft ist ein Angebotsschreiben ein individueller Brief: Sie schildern die Leistung, nennen den Preis, werben um den Auftrag. Bei einer öffentlichen Ausschreibung ist es das Gegenteil. Die Vergabestelle legt ein Bündel an Unterlagen vor — darunter ein Angebotsschreiben als Vordruck, ein Leistungsverzeichnis und mehrere Formblätter für Erklärungen und Nachweise. Ihre Aufgabe ist nicht, etwas Eigenes zu texten, sondern exakt diese Struktur vollständig, korrekt und fristgerecht zu bedienen.

Der Grund dafür ist das Gleichbehandlungsgebot: Nur wenn alle Bieter dieselbe Struktur ausfüllen, kann die Vergabestelle die Angebote objektiv vergleichen. Genau deshalb ist jede Abweichung — eine eigene Position, eine handschriftliche Anmerkung, eine beigelegte eigene AGB — ein Problem: Sie macht Ihr Angebot unvergleichbar und damit angreifbar. Merksatz für die gesamte Erstellung: Disziplin schlägt Kreativität.

Die Bestandteile eines vollständigen Angebots

Was genau gefordert ist, steht abschließend in Ihren Vergabeunterlagen — meist gibt es dort eine Angebots- oder Vollständigkeitscheckliste. In der Gebäudereinigung besteht ein vollständiges Angebot in aller Regel aus diesen Teilen:

• Das Angebotsschreiben (Hauptvordruck) mit dem eindeutigen Bezug zur Vergabe: Vergabe-/Bekanntmachungsnummer, Bezeichnung der Maßnahme und — falls die Ausschreibung in Lose geteilt ist — die Losnummer(n), auf die Sie bieten.
• Das vollständig bepreiste Leistungsverzeichnis — jede Position ausgefüllt, exakt in der vorgegebenen Struktur, ohne eigene Positionen und ohne Pauschalen, wo Einzelpreise gefordert sind.
• Ihre Kalkulationsgrundlagen — soweit gefordert: Leistungswerte (Quadratmeter pro Stunde), Stundenverrechnungssätze, ggf. vorgegebene Kalkulationsblätter (EFB-Preisblätter oder Ähnliches). Nachvollziehbar und plausibel.
• Die Eigenerklärungen zur Eignung — zu Ausschlussgründen, Steuern und Sozialabgaben, Tariftreue bzw. Mindestlohn, oft auf vorgegebenen Formblättern.
• Die geforderten Nachweise und Anlagen — Betriebshaftpflicht, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Referenzliste, ggf. QM-Nachweis nach ISO 9001 oder gleichwertig, ggf. geforderte Konzepte (Objektorganisation, Personaleinsatz, Qualitätssicherung).

Nicht jede Ausschreibung fordert alles — welche Anlagen zwingend sind, ergibt sich allein aus Ihren Unterlagen. Die vollständige Übersicht der typischen Eignungsnachweise in der Gebäudereinigung finden Sie in unserem Leitfaden zu den öffentlichen Ausschreibungen für Gebäudereinigung.

Muster-Gliederung: So ist das Angebotsschreiben aufgebaut

Die Vergabestelle gibt den Vordruck vor — die folgende Gliederung zeigt Ihnen, welche Angaben typischerweise abgefragt werden, damit Sie beim Ausfüllen nichts übersehen. Nutzen Sie sie als Checkliste gegen den echten Vordruck, nicht als Ersatz:

Hinweis: Gliederung ohne Gewähr — maßgeblich ist immer der Vordruck Ihrer konkreten Vergabe. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Muster-Angebotsschreiben zum Kopieren (Volltext)

Nicht jede Anfrage kommt mit einem fertigen Vordruck. Bei privaten Ausschreibungen von Hausverwaltungen, Wohnungsgesellschaften oder Facility-Management-Dienstleistern und bei kleineren, frei vergebenen Losen schreiben Sie das Angebot selbst — und dann hilft ein Gerüst mehr als ein leeres Blatt. Genau dafür ist der folgende Volltext gedacht: kopieren, die Platzhalter in eckigen Klammern durch Ihre Daten ersetzen, alles Nicht-Zutreffende streichen. Liegt dagegen ein Angebotsschreiben als Vordruck der Vergabestelle vor, bleibt es dabei: Der Vordruck wird ausgefüllt, und das Muster dient Ihnen nur noch als Kontroll-Raster, damit keine Angabe fehlt.

Formuliert ist der Text für eine Reinigungs-Ausschreibung mit Leistungsverzeichnis — also mit Vergabe- und Losbezug, Kalkulationsgrundlagen und Eignungsnachweisen. Für einen privaten Auftraggeber kürzen Sie die vergaberechtlichen Passagen einfach heraus; die Abschnitte zu Objektorganisation und Qualitätssicherung sind dort oft der wichtigere Teil.

[Firmenname]
[Straße Hausnummer] · [PLZ Ort]
[Telefon] · [E-Mail]


An
[Vergabestelle / Auftraggeber]
[Amt / Abteilung / Ansprechpartner]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]


Angebot zur Vergabe [Vergabe-Nr. / Bekanntmachungs-Nr.]
Gebäudereinigung [Bezeichnung der Maßnahme], Los [Nr.] – [Losbezeichnung]


Sehr geehrte Damen und Herren,

für die oben genannte Vergabe geben wir hiermit fristgerecht unser Angebot ab. Angeboten wird die [Unterhaltsreinigung / Glas- und Rahmenreinigung / Grundreinigung] im Objekt [Objektbezeichnung, Anschrift] mit rund [Fläche] m² Reinigungsfläche in [Anzahl] Gebäuden, Vertragslaufzeit [Zeitraum].

Grundlage unseres Angebots sind ausschließlich Ihre Vergabeunterlagen in der Fassung vom [Datum], das Leistungsverzeichnis [Bezeichnung / Nr.] sowie Ihre Antworten auf die Bieterfragen [Nr. / Datum]. Änderungen oder Ergänzungen an den Unterlagen haben wir nicht vorgenommen; eigene Vertragsbedingungen legen wir nicht bei.
[Sofern ein Besichtigungstermin angeboten wurde: Das Objekt haben wir am [Datum] begangen; die dort aufgenommenen Gegebenheiten sind in unsere Kalkulation eingeflossen.]


1. Angebotssumme

Angebotssumme netto: [Betrag] € pro Monat / [Betrag] € pro Jahr
zzgl. Umsatzsteuer [Satz] %: [Betrag] €
Angebotssumme brutto: [Betrag] €

Die Einzelpreise ergeben sich aus dem vollständig bepreisten Leistungsverzeichnis (Anlage 1); dessen Endsumme stimmt mit der hier genannten Angebotssumme überein.


2. Kalkulationsgrundlagen

Stundenverrechnungssatz [Leistungsart]: [Betrag] € netto (Lohngruppe [Nr.] des einschlägigen Rahmentarifvertrags zzgl. Lohnnebenkosten, Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn)
Kalkulierte Leistungswerte: [Wert] m² pro Stunde [je Flächenart / Raumgruppe]
Kalkulierter Personaleinsatz: [Anzahl] Reinigungskräfte, [Anzahl] Einsatzstunden pro Woche
Objektpreis: Der ausgewiesene Monatspreis ist ein Festpreis für die im Leistungsverzeichnis beschriebene Leistung; Zusatzleistungen werden nach den dort geforderten Einzel- bzw. Stundensätzen abgerechnet.
[Sofern gefordert: Die vorgegebenen Kalkulations- bzw. Preisblätter sind ausgefüllt beigefügt (Anlage 2).]


3. Objektorganisation und Qualitätssicherung

Objektleitung: [Name / Funktion], erreichbar unter [Telefon] und [E-Mail]; Vertretung: [Name]
Einsatzzeiten: [Reinigungszeiten / Turnus gemäß Leistungsverzeichnis]
Eigenkontrolle: Objektbegehung im Turnus [z. B. monatlich] mit schriftlichem Protokoll
Reklamationen: Annahme unter [Telefon / E-Mail], Rückmeldung innerhalb von [Frist], Abstellung innerhalb von [Frist], schriftliche Dokumentation
Personal: Einweisung vor Ort bei Einsatzbeginn, Schulung im Turnus [Angabe], Teilnahme dokumentiert


4. Eignung und Nachweise

Die geforderten Eigenerklärungen und Nachweise sind vollständig beigefügt; die Einzelheiten ergeben sich aus dem Anlagenverzeichnis.
Qualitätsmanagement: Unser QM-System ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert – Zertifikat-Nr. [Nr.], ausgestellt durch [Zertifizierungsstelle], gültig bis [Datum] (Anlage [Nr.]).
[Alternative ohne Zertifikat: Ein zertifiziertes QM-System liegt derzeit nicht vor; unsere Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement ist als Anlage [Nr.] beigefügt.]
Tariftreue und Mindestlohn: Die geforderte Erklärung ist als Anlage [Nr.] beigefügt; wir zahlen mindestens den einschlägigen Branchentariflohn.
[Sofern präqualifiziert: Wir sind im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) unter der Nummer [Nr.] eingetragen.]
[Sofern Nachunternehmer eingesetzt werden: Die Angaben zu Nachunternehmern und deren Leistungsanteilen sind als Anlage [Nr.] beigefügt.]


5. Bindefrist und Nebenangebote

An unser Angebot halten wir uns bis zum Ablauf der in den Vergabeunterlagen genannten Bindefrist am [Datum] gebunden.
Nebenangebote: [keine] oder [Nebenangebot Nr. 1, siehe Anlage Nr. — nur eintragen, wenn Nebenangebote ausdrücklich zugelassen sind]


Für Rückfragen stehen wir Ihnen unter [Telefon] und [E-Mail] zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen


[Name], [Funktion — rechtsverbindlich zeichnungsberechtigt]
[Rechtsverbindliche Signatur in der geforderten Form; bei elektronischer Vergabe über das Vergabeportal]


Anlagenverzeichnis

1. Bepreistes Leistungsverzeichnis [Bezeichnung / Nr.]
2. [Ausgefüllte Kalkulations- bzw. Preisblätter]
3. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und Eignung [Formblatt-Nr.]
4. Tariftreue- und Mindestlohnerklärung [Formblatt-Nr.]
5. Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, Deckungssummen [Beträge]
6. Unbedenklichkeitsbescheinigungen: Finanzamt, Krankenkasse(n), Berufsgenossenschaft
7. Referenzliste vergleichbarer Objekte mit Ansprechpartnern
8. Nachweis Qualitätsmanagement: ISO-9001-Zertifikat [bzw. Eigenerklärung]
9. [Handelsregisterauszug / Gewerbeanmeldung]
10. [Weitere geforderte Konzepte: Reinigungs-, Personal- oder Qualitätskonzept]

Muster ohne Gewähr — es ersetzt weder die Vergabeunterlagen noch eine Rechtsberatung. Fordert Ihre Ausschreibung eigene Formblätter, haben diese immer Vorrang.

Die fünf häufigsten Fehler beim Ausfüllen dieses Musters

• Platzhalter stehen lassen. Jede eckige Klammer muss verschwinden — eine übersehene [Frist] oder ein leeres [Datum] wirkt wie ein unfertiger Textbaustein und kostet Sie bei einem sonst starken Angebot unnötig Glaubwürdigkeit.
• Summen, die nicht zueinander passen. Die Angebotssumme im Anschreiben muss exakt der Endsumme des bepreisten Leistungsverzeichnisses entsprechen. Weicht sie ab, löst das im besten Fall eine Aufklärungsfrage aus — im schlechteren Fall Zweifel an Ihrer Kalkulation.
• Eigene Vorbehalte einbauen. Sätze wie „Preisanpassung bei Tariferhöhung" oder „zzgl. Anfahrt" mögen kaufmännisch vernünftig klingen, können bei einer öffentlichen Vergabe aber als Änderung der Vergabeunterlagen gewertet werden. Solche Wünsche gehören in eine Bieterfrage, nicht ins Anschreiben.
• Ein Anlagenverzeichnis, das nicht stimmt. Führen Sie nur auf, was tatsächlich beiliegt — und benennen Sie die hochgeladenen Dateien im Portal so, dass die Nummerierung wiederzuerkennen ist. Das erspart der Vergabestelle die Suche und Ihnen die Nachforderung.
• Den Vordruck durch das Muster ersetzen. Der häufigste Denkfehler bei öffentlichen Vergaben: Wo ein Angebotsschreiben-Formblatt vorliegt, ist es zwingend zu verwenden. Das Muster ist dann höchstens ein zusätzliches Anschreiben — und auch das nur, wenn die Unterlagen es nicht ausschließen.

Ein Abschnitt verdient noch einen eigenen Blick: die QM-Zeile in Punkt 4. Wer ein gültiges Zertifikat hat, trägt dort Nummer, ausstellende Stelle und Gültigkeitsdatum ein und legt das Zertifikat als Anlage bei — damit ist der Nachweis erledigt. Wer keins hat, streicht die Zeile und nutzt die Alternative mit der QM-Eigenerklärung, die allerdings nicht in jedem Verfahren genügt. Was ein Zertifikat für einen Reinigungsbetrieb kostet und wie lange es dauert, steht auf unserer Seite zur ISO 9001 in der Gebäudereinigung. Zertifiziert wird dabei gemäß DIN EN ISO 9001:2015 durch eine nicht DAkkS-akkreditierte Stelle — ob das für Ihre konkrete Ausschreibung reicht, sagen wir Ihnen vorab kostenlos, bevor Sie etwas beauftragen.

Dieses Muster darf frei verwendet, verlinkt und weitergegeben werden — auch in Innungs-Rundschreiben, Branchenforen oder im eigenen Intranet. Wir bitten lediglich um eine Quellenangabe mit Link auf diese Seite: www.zertlotse.de/ratgeber/angebotsschreiben-gebaeudereinigung

Das Leistungsverzeichnis korrekt bepreisen

Das Herzstück des Angebots ist das bepreiste Leistungsverzeichnis. Hier entscheidet sich Ihr Preis — und hier passieren die teuersten Fehler. Die Grundregeln:

• Jede Position beantworten — auch scheinbar unwichtige. Eine leere Position kann als unvollständiges Angebot gewertet werden.
• Die Struktur nicht verändern — keine eigenen Positionen ergänzen, keine zusammenfassenden Pauschalen bilden, wo Einzelpreise gefordert sind.
• In den geforderten Einheiten kalkulieren — in der Reinigung meist Quadratmeter, Frequenzen und daraus abgeleitete Leistungswerte (m² pro Stunde).
• Rechnerisch sauber — Einzelpreise, Zwischensummen und Gesamtsumme müssen zueinander und zur Angebotssumme im Angebotsschreiben passen.

Ein Punkt wird dabei regelmäßig unterschätzt: die Plausibilität der Leistungswerte. Wer unrealistisch hohe Quadratmeter-pro-Stunde-Werte ansetzt, um den Preis zu drücken, riskiert eine Aufklärung durch die Vergabestelle. Ungewöhnlich niedrige Angebote werden geprüft und können ausgeschlossen werden — spätestens dann, wenn sich mit dem angebotenen Verrechnungssatz der Branchentariflohn rechnerisch nicht mehr zahlen lässt. Realistisch kalkulieren schützt doppelt: vor dem Ausschluss und davor, einen mehrjährigen Vertrag mit Verlust zu bedienen.

Diese Formfehler führen regelmäßig zum Ausschluss

Die Vergabestelle prüft zuerst die Formalien — und ein formal fehlerhaftes Angebot fliegt raus, bevor der Preis überhaupt angesehen wird. Das sind die Klassiker, an denen Erstteilnehmer am häufigsten scheitern:

• Fehlende Signatur — auf dem Angebotsschreiben oder auf einem einzelnen Formblatt. Prüfen Sie früh, welche Signaturform das Portal verlangt.
• Fehlende Erklärung oder Anlage — auch wenn nur ein einzelnes gefordertes Blatt fehlt.
• Änderungen an den Vergabeunterlagen — schon handschriftliche Anmerkungen im Leistungsverzeichnis oder überschriebene Vordrucke können genügen.
• Eigene AGB beigelegt — macht das Angebot unvergleichbar und ist damit angreifbar.
• Unvollständig bepreistes Leistungsverzeichnis — offene oder mit „0" gefüllte Positionen, wo ein echter Preis erwartet wird.
• Nebenangebot ohne Zulassung — eine Alternative anzubieten, obwohl Nebenangebote nicht zugelassen sind.
• Frist verpasst — auch um Minuten. Das Hochladen großer Dateien über das Portal braucht Zeit; laden Sie nicht erst am letzten Tag hoch.

Bieterfragen: Unklarheiten vor der Abgabe klären

Sie müssen nicht raten. Jede Ausschreibung sieht eine Bieterfragen-Frist vor: Ist eine Position im Leistungsverzeichnis missverständlich, eine geforderte Signaturform unklar oder eine Anlage doppeldeutig, stellen Sie die Frage schriftlich über das Vergabeportal. Die Vergabestelle beantwortet sie — und zwar gegenüber allen Bietern gleich. Das kostet nichts, beseitigt aber genau die Unsicherheiten, die sonst zu einem vermeidbaren Formfehler führen. Nutzen Sie diese Möglichkeit rechtzeitig, nicht erst am Fristende.

Ihre Checkliste vor dem Upload

1. Bezug stimmt: Vergabenummer, Maßnahme und Los-Nr. wortgleich zur Bekanntmachung eingetragen.
2. Leistungsverzeichnis vollständig bepreist: jede Position, rechnerisch sauber, Summe passt zur Angebotssumme.
3. Alle Formblätter ausgefüllt und signiert — in der geforderten Form.
4. Alle Anlagen beigefügt — Nachweise gegen die Eignungs-Checkliste der Unterlagen abgeglichen.
5. Keine Änderungen an den Unterlagen — keine eigenen Positionen, keine Anmerkungen, keine eigenen AGB.
6. Rechtzeitig hochladen — mit Puffer von mindestens einem Werktag vor Fristablauf.

Ein ehrlicher Hinweis zum Schluss: Dieser Leitfaden ersetzt keine Rechtsberatung — maßgeblich sind immer die konkreten Vergabeunterlagen Ihrer Ausschreibung. Wollen Sie erst einmal sehen, wie echte Verfahren aussehen und welche Nachweise sie fordern, hilft die laufend aktualisierte Übersicht der aktuellen Reinigungs-Ausschreibungen.