ISO 9001 für mehrere Firmen einer Gruppe: ein Audit, mehrere Zertifikate
Viele Inhaber führen ihren Betrieb nicht in einer, sondern in mehreren Firmen: eine GmbH für die Gebäudereinigung, ein Einzelunternehmen für Sonderleistungen, eine UG für den Hausmeisterdienst. Verlangt ein Auftraggeber ISO 9001, stellt sich die Frage, ob jede dieser Firmen ein eigenes Verfahren braucht. Die kurze Antwort: Ein Zertifikat gilt nur für die darauf genannten Firmen. Im über uns vermittelten Verfahren erhält jede rechtlich eigenständige Firma ein eigenes Zertifikat; bei gleichen Abläufen wird in der Regel nur die Hauptfirma auditiert. Den Prüfumfang legt die Zertifizierungsstelle fest. Dieser Ratgeber erläutert, unter welchen Voraussetzungen das gilt und wo die Grenzen liegen.
Warum es auf die genannte Firma ankommt
Ein ISO-9001-Zertifikat bescheinigt einem bestimmten Unternehmen, dass sein Qualitätsmanagementsystem für einen festgelegten Geltungsbereich die Anforderungen der Norm erfüllt. Ausgestellt wird es auf den oder die darauf genannten Rechtsträger, also auf die Firma mit ihrem Namen und ihrer Anschrift. Eine Schwestergesellschaft kann sich auf ein Zertifikat, auf dem sie nicht genannt ist, nicht berufen, auch wenn dieselben Personen in ihr arbeiten und dieselben Abläufe gelten.
Für die Praxis ist das entscheidend: Auftraggeber prüfen in aller Regel den Nachweis der Firma, die das Angebot abgibt und den Vertrag schließt. Tritt bei einer Ausschreibung die UG als Bieterin auf, das Zertifikat lautet aber auf die GmbH, passt der Nachweis nicht zum Angebot. Wer mit mehreren Firmen am Markt auftritt, sollte deshalb vorab klären, welche davon Aufträge annehmen, für die ISO 9001 verlangt wird.
Das Mehrfirmen-Modell: Hauptfirma und Zusatzzertifizierung
Für Firmengruppen, die nach denselben Abläufen arbeiten, gibt es über uns ein eigenes Modell. Es trennt zwei Fragen, die oft vermischt werden: wie viele Zertifikate ausgestellt werden und wie oft auditiert wird.
- Die Hauptfirma wird regulär zertifiziert und zahlt den Preis ihrer Größe nach der veröffentlichten Staffel.
- Weitere rechtlich eigenständige Firmen der Gruppe werden als Zusatzzertifizierung mitgeführt, zu einem geringeren Betrag als die Hauptfirma.
- Jede Firma erhält ihr eigenes Zertifikat mit eigenem Namen, eigener Anschrift und eigenem Geltungsbereich.
- Sind die Abläufe gleich, wird in der Regel nur die Hauptfirma auditiert. Ein zweites oder drittes Audit für dieselben Prozesse entfällt.
Der Gedanke dahinter ist einfach: Das Audit prüft Abläufe, nicht Registereinträge. Wenn Auftragsannahme, Einarbeitung, Kontrolle beim Kunden und der Umgang mit Reklamationen in allen Firmen gleich geregelt sind und von denselben Personen verantwortet werden, liefert ein zweites Audit derselben Prozesse keine neue Erkenntnis. Welche Gesellschaft als Hauptfirma geführt wird, legen wir vor dem Angebot gemeinsam mit Ihnen fest.
Voraussetzungen: gemeinsames QM-System, gleiche Abläufe
Das Modell setzt voraus, dass die Firmen tatsächlich als ein System arbeiten. Im Einzelnen heißt das:
- Ein gemeinsames QM-System: Die Firmen arbeiten mit derselben Dokumentation, in der alle beteiligten Gesellschaften benannt sind. Getrennte, voneinander abweichende Handbücher sprechen gegen das Modell.
- Gleiche Prozesse: Angebote, Auftragsabwicklung, Personaleinsatz, Qualitätskontrolle und Reklamationen laufen in allen Firmen nach denselben Regeln.
- Gemeinsame Steuerung: Die Verantwortung für das QM-System liegt bei derselben Geschäftsführung oder ist klar zugeordnet.
- Ein klarer Geltungsbereich je Firma: Auf jedem Zertifikat steht nur, was die jeweilige Firma tatsächlich leistet.
Weichen die Tätigkeiten einer Firma deutlich ab, etwa Hausmeisterdienst und Winterdienst neben der Unterhaltsreinigung, müssen diese Abläufe im Audit betrachtet werden, bevor sie auf einem Zertifikat stehen können. Ob die Abläufe als gleich gelten und welcher Prüfumfang nötig ist, entscheidet die Zertifizierungsstelle. Wir klären das mit Ihnen vor dem Angebot, damit der Festpreis die tatsächliche Struktur Ihrer Gruppe abbildet.
Typische Konstellationen
| Konstellation | Zertifikate | Was im Audit geschieht |
|---|---|---|
| Eine Firma mit mehreren Standorten | Ein Zertifikat, die Standorte werden im Geltungsbereich genannt. | Die Zertifizierungsstelle legt fest, welche Standorte besucht werden. Das Mehrfirmen-Modell ist hier nicht nötig. |
| GmbH und Einzelunternehmen mit gleicher Tätigkeit | Zwei Zertifikate, je eines pro Firma. | Bei gleichen Abläufen wird die Hauptfirma auditiert, die zweite Firma als Zusatzzertifizierung mitgeführt. |
| Mehrere GmbHs oder UGs, etwa nach Regionen getrennt | Ein Zertifikat je Firma. | Wie oben: ein Audit der Hauptfirma, sofern alle Firmen nach demselben QM-System arbeiten. |
| Firmen mit unterschiedlichen Tätigkeiten | Ein Zertifikat je Firma, jeweils mit eigenem Geltungsbereich. | Abweichende Abläufe werden im Audit eigens betrachtet. Den Umfang klären wir vor dem Angebot. |
| Betriebsaufspaltung (Besitz- und Betriebsgesellschaft) | In der Regel nur für die Betriebsgesellschaft. | Die Besitzgesellschaft erbringt meist keine Leistungen am Kunden. Ein Zertifikat für sie ist nur sinnvoll, wenn ein Auftraggeber es ausdrücklich verlangt. |
Was das Modell kostet
Die Hauptfirma zahlt den regulären Preis ihrer Größe, für einen kleinen Dienstleistungsbetrieb mit bis zu zehn Mitarbeitern (Vollzeit ganz, Teilzeit halb) 550 € netto im Jahr, zzgl. einmalig Einführung ab 350 € (entfällt beim Wechsel von einer anderen Zertifizierungsstelle), zuzüglich Anfahrt laut Angebot. Vollzeitkräfte zählen beim Preis ganz, Teilzeitkräfte zur Hälfte; Minijobber zählen nicht mit, ihre Tätigkeiten gehören trotzdem zum QM- und Auditumfang. Die Überwachungsaudits in Jahr 2 und 3 kosten denselben Jahrespreis.
Für jede weitere Firma der Gruppe fällt eine Zusatzzertifizierung an, die unter dem regulären Preis liegt. Den Betrag nennen wir auf Anfrage im schriftlichen Angebot. Im Angebot steht der Betrag für jede Firma der Gruppe. Die Preise je Betriebsgröße stehen in der Kostenübersicht.
Zertifikat in weiteren Sprachen
Das Zertifikat kann neben der deutschen Fassung gegen Aufpreis auch auf Englisch, Ukrainisch oder Russisch ausgestellt werden, etwa wenn eine der Firmen für internationale Auftraggeber arbeitet oder ein Konzern seine Lieferantenunterlagen auf Englisch führt. Nennen Sie die gewünschten Sprachen je Firma in Ihrer Anfrage; der Aufpreis steht dann im Angebot.
Einordnung: wer das Zertifikat ausstellt
Die Zertifikate stellt unsere Partner-Zertifizierungsstelle aus; sie führt das Audit durch und entscheidet über die Erteilung. Den Namen der Stelle und ein Musterzertifikat senden wir Ihnen auf Anfrage schriftlich zu, auch vor einer Beauftragung. Auftraggeber erkennen das Zertifikat in der Praxis genauso an wie jedes andere Zertifikat nach derselben Norm. Mehr zur Anerkennung des Zertifikats.
Ist eine Ihrer Firmen bereits bei einer anderen Stelle zertifiziert, lässt sie sich zum Ablauf ihres dortigen Zertifikats in das gemeinsame Verfahren übernehmen; maßgeblich ist die Kündigungsfrist ihres bestehenden Vertrags. Wie ein Wechsel abläuft, steht im Ratgeber Zertifizierungsstelle wechseln; den Ablauf einer Zertifizierung insgesamt zeigt der Ratgeber zum Ablauf der ISO-9001-Zertifizierung.